Tagesplan

Der Tagesplan unterstützt Sie bei der täglichen Arbeitsorganisation: Sie überblicken Auslastung und Fristen, erfassen Leistungen, passen Pläne an und organisieren Änderungen. Die folgenden Abschnitte enthalten die vollständigen Anleitungen zu allen Tagesplan-Videos.

Der Tagesplan unterstützt Sie dabei, Ihre täglichen Planungen zu überblicken, abzuarbeiten und bei Änderungen neu zu organisieren. Je nachdem, wie viele Details Sie benötigen, stehen Ihnen drei Ansichten zur Verfügung.

Nach dieser Anleitung können Sie:

• zwischen Detail-, Listen- und Wochenansicht wählen,
• den angezeigten Zeitraum wechseln,
• Planungen filtern und sortieren,
• die Auslastung eines Tages einschätzen und
• die wichtigsten Aktionen direkt im Tagesplan aufrufen.

Die Detailansicht stellt die Pläne jedes Tages in einer eigenen Spalte dar. Sie zeigt den größten Informationsumfang und bietet dadurch besonders viel Kontext. Da mehr Angaben sichtbar sind, benötigt diese Ansicht entsprechend mehr Platz.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Detailansicht.

Die Listenansicht zeigt die Planungen kompakter als fortlaufende, nach Tagen gruppierte Liste. Sie eignet sich, wenn Sie viele Pläne nacheinander überblicken möchten, ohne für jeden Tag eine eigene breite Spalte zu verwenden.

Weitere Informationen finden Sie unter Listenansicht.

Die Wochenansicht bietet den größten zeitlichen Überblick. Sie sehen, in welcher Woche die einzelnen Pläne liegen. Dafür werden pro Plan weniger Informationen direkt angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Wochenansicht.

Sie können die angezeigten Planungen unter anderem nach folgenden Kriterien einschränken:

• Mitarbeiter,
• Klient,
• Periode,
• Bereich und
• Tätigkeit.

Standardmäßig werden die Planungen nach Restzeit sortiert. Je weniger Restzeit verbleibt, desto weiter oben steht ein Plan.

Die Filter werden unter Filter im Detail erklärt.

In allen drei Ansichten können Sie den sichtbaren Zeitraum verändern:

1. Scrollen Sie innerhalb der Ansicht vor oder zurück. Das Auslastungsfeld passt sich an den sichtbaren Zeitraum an.
2. Wählen Sie Heute, um zum aktuellen Tag zu springen.
3. Wählen Sie über die Datumsschaltfläche einen bestimmten Tag aus.
4. Verwenden Sie die Pfeilschaltflächen, um wochenweise vor- oder zurückzuspringen.

Oben bei jedem Tag sehen Sie einen Balken mit den Sollstunden. Dieser zeigt außerdem:

• wie viel Zeit noch frei ist,
• ob der Tag bereits überbucht ist,
• wie viele Stunden geplant sind und
• wie viele Stunden bereits erfasst wurden.

So erkennen Sie schnell, an welchen Tagen noch Kapazität vorhanden ist.

In der Detail- und Listenansicht können Sie Planungen direkt hinzufügen oder Stunden aufzeichnen. Sie können die Zeit auch unmittelbar über einen vorhandenen Plan erfassen.

Darüber hinaus können Sie:

• Pläne auf erledigt setzen,
• Pläne verschieben und
• den Tagesplan laufend an Ihre tatsächliche Arbeitssituation anpassen.

Ausführliche Anleitungen finden Sie unter Planung hinzufügen, Leistung erfassen und Pläne verschieben.

Hinweis: Wählen Sie die Ansicht nach Ihrem aktuellen Ziel: Die Detailansicht bietet die meisten Informationen, die Listenansicht eine kompakte Arbeitsliste und die Wochenansicht den größten zeitlichen Überblick.

Die Detailansicht zeigt Ihre Planungen tageweise mit umfangreichen Zusatzinformationen. Sie eignet sich besonders, wenn Sie nicht nur die Auslastung, sondern auch Aufgaben-, Klienten-, Zeit- und Fristangaben direkt im Tagesplan benötigen.

Nach dieser Anleitung können Sie:

• die Auslastung einzelner Tage beurteilen,
• Zeit- und Fortschrittsangaben eines Plans lesen,
• Fristüberschreitungen erkennen und
• Aufgabeninformationen direkt aus dem Tagesplan öffnen oder bearbeiten.

Die Planungen werden nach Tagen sortiert und in Tagesspalten dargestellt. Oben stehen die Aktionen Pläne hinzufügen und Stunden aufzeichnen zur Verfügung.

Bei jedem Tag sehen Sie:

• die Sollstunden im grauen Label,
• die geplanten Stunden,
• die bereits erfasste Zeit und
• die noch freie beziehungsweise bereits überplante Zeit.

Wenn beispielsweise nur 7,5 Stunden verplant sind, obwohl für den Tag mehr Sollstunden vorgesehen sind, erkennen Sie die noch freie Kapazität direkt am Tagesbalken.

Jeder Plan enthält zusätzliche Informationen:

• Zeigen Sie mit der Maus auf den Klienten, um die Klienteninformationen zu sehen.
• Prüfen Sie die Zeitinformationen, um die Größe der Einheit, die offenen Stunden und die bereits erfasste Zeit zu erkennen.
• Beachten Sie die oben angezeigte verbleibende Zeit. Sie ist die maßgebliche Zeitangabe des Plans.
• Der Fortschrittsbalken zeigt, ob und in welchem Umfang bereits Zeit erfasst wurde.

Ein Plan über eine Stunde, auf den noch keine Zeit erfasst wurde, zeigt entsprechend die gesamte Stunde als offen an.

Bei Aufgaben mit Fristen erscheint ein Frist-Icon:

• Solange das Icon weiß ist, wurde noch keine Frist überschritten.
• Wird ein Plan über seine Frist hinaus verschoben, wird die Überschreitung sichtbar.
• Liegt die vereinbarte Fertigstellung beispielsweise am 20. Juli und der Plan wird auf den 21. Juli verschoben, gilt die vereinbarte Fertigstellung als überschritten.

Der Tagesplan verwendet dabei unter anderem die Status ausständig, verzögert und überfällig. Eine genauere Einordnung dieser Begriffe finden Sie unter Fristen und Status von Aufgaben.

Hinweis: Prüfen Sie vor dem Verschieben eines Plans das Frist-Icon. Eine Verschiebung kann dazu führen, dass die vereinbarte Fertigstellung nicht mehr eingehalten wird.

Zu einem aufgabenbezogenen Plan sehen Sie auch die Aufgabe und die Statusmeldung. Diese Angaben können Sie direkt bearbeiten. Ebenso können Sie einen vorhandenen Aufgabenkommentar anpassen.

Wenn Sie auf die Aufgabe klicken, erhalten Sie die aus dem Aufgabenbereich bekannte Aufgabenansicht. Dort können Sie:

• die Aufgabe vollständig ansehen,
• bei entsprechender Beteiligung die Teamansicht öffnen,
• die Aufgabe im Aufgabenmodul aufrufen und
• weitere Änderungen vornehmen.

Weitere Informationen zur Aufgabenbearbeitung finden Sie unter Aufgaben anzeigen und bearbeiten.

Sie können in der Detailansicht beliebig weit in die Zukunft oder Vergangenheit scrollen. So rufen Sie genau den Zeitraum auf, dessen Planungen und Zusatzinformationen Sie benötigen.

Weitere Ansichten werden unter Listenansicht und Wochenansicht beschrieben. Die verfügbaren Planaktionen finden Sie unter Funktionen an Plänen.

Die Listenansicht stellt Ihre Planungen als kompakte, fortlaufende Arbeitsliste dar. Sie enthält weitgehend dieselben Informationen wie die Detailansicht, ordnet die Pläne jedoch platzsparender an.

Nach dieser Anleitung wissen Sie, wie die Listenansicht aufgebaut ist und welche Planinformationen Sie darin direkt prüfen oder bearbeiten können.

Anstelle einzelner Tagesspalten sehen Sie eine fortlaufende Liste. Die Einträge sind nach Tagen gruppiert, sodass die zeitliche Reihenfolge erhalten bleibt.

Die Listenansicht eignet sich besonders, wenn Sie:

• viele Planungen kompakt untereinander sehen möchten,
• weniger horizontal scrollen möchten oder
• eine übersichtliche Arbeitsliste bevorzugen.

Zeigen Sie mit der Maus auf einen Plan oder eine Angabe, um zusätzliche Informationen einzublenden. Die eingeblendeten Angaben entsprechen den Informationen, die auch in der Detailansicht verfügbar sind.

In der Listenansicht können Sie:

• Kommentare bearbeiten,
• die verbleibende Zeit eines Plans sehen,
• erkennen, ob bereits Zeit erfasst wurde, und
• die Fristen eines Plans prüfen.

Die Bedeutung der einzelnen Zeit-, Fortschritts- und Fristangaben wird unter Detailansicht ausführlich erklärt.

Weitere Planaktionen finden Sie unter Funktionen an Plänen. Für einen größeren zeitlichen Überblick verwenden Sie die Wochenansicht.

Hinweis: Die Listenansicht verändert nicht den Inhalt der Planungen. Sie stellt dieselben Pläne lediglich kompakter als die Detailansicht dar.

Die Wochenansicht zeigt Ihre Planungen in einer stark verdichteten Darstellung pro Woche. Sie ist für den schnellen Überblick über kommende und vergangene Wochen gedacht.

Nach dieser Anleitung können Sie die Wochenansicht zur Kapazitätsübersicht verwenden, zusätzliche Planinformationen aufrufen und viele Pläne gemeinsam zum Verschieben auswählen.

Da pro Plan nur wenig Platz zur Verfügung steht, zeigt die Wochenansicht unmittelbar nur:

• die Tätigkeit,
• die verbleibenden Stunden und
• den Bereich.

Falls eine Frist überschritten wurde, erscheint zusätzlich das Fristsymbol.

Wenn Sie mehr Informationen benötigen, zeigen Sie mit der Maus auf den betreffenden Plan. Dadurch werden dieselben Zusatzinformationen eingeblendet, die Sie auch in der Detailansicht sehen können.

Die einzelnen Angaben werden unter Detailansicht näher erklärt.

Neben dem Wochenüberblick eignet sich diese Ansicht besonders gut, um viele Pläne auf einmal auszuwählen und zu verschieben. Durch die kompakte Darstellung können Sie die Auslastung mehrerer Wochen vergleichen und einen geeigneten neuen Zeitraum finden.

Die vollständige Vorgehensweise finden Sie unter Pläne verschieben.

Hinweis: Verwenden Sie die Wochenansicht für den großen zeitlichen Überblick. Wenn Sie einzelne Pläne mit allen Aufgaben-, Kommentar- und Zeitinformationen bearbeiten möchten, wechseln Sie zur Detailansicht oder Listenansicht.

Mit den Filtern grenzen Sie die im Tagesplan angezeigten Planungen gezielt ein. Die Filter funktionieren in der Detail-, Listen- und Wochenansicht gleich.

Nach dieser Anleitung können Sie Planungen nach Mitarbeiter, Klient, Periode, Bereich und Tätigkeit filtern sowie erledigte Planungen, Pläne mit null oder negativen Stunden und Iststunden ein- oder ausblenden.

1. Öffnen Sie die Filtereinstellungen im Tagesplan.
2. Wählen Sie die benötigten Kriterien aus.
3. Kombinieren Sie bei Bedarf mehrere Werte innerhalb eines Filters.
4. Wenden Sie den Filter an und prüfen Sie die angezeigten Planungen.

Die gewählten Filter gelten unabhängig davon, ob Sie die Detailansicht, Listenansicht oder Wochenansicht verwenden.

Die Mitarbeiterauswahl bestimmt, wessen Tagesplan angezeigt wird. In der Regel wählen Sie sich selbst. Wenn Sie Pläne anderer Mitarbeiter ansehen, ist dieser Filter besonders relevant.

Mit der Klientenauswahl zeigen Sie nur die Pläne eines bestimmten Klienten an. Das hilft Ihnen beispielsweise:

• den zeitlichen Verlauf der Planungen eines Klienten zu prüfen oder
• während der Bearbeitung zu erkennen, an welchen Tagen noch weitere Pläne für diesen Klienten liegen.

Mit der Periodenauswahl bestimmen Sie die Periode der Aufgabe. Sie können eine einzelne oder mehrere Perioden gleichzeitig anzeigen.

Wählen Sie zusätzlich das Jahr, aus dem die Periode beziehungsweise die Aufgabe stammen soll. Das ist insbesondere beim Jahresabschluss wichtig.

Beispiel: Wenn Sie die Buchhaltung eines Klienten für Juni sehen möchten, wählen Sie die entsprechende Periode und das zugehörige Jahr.

Die Bereichsauswahl zeigt alle Planungen eines bestimmten Bereichs, beispielsweise Buchhaltung oder Jahresabschluss. Sie können mehrere Bereiche kombinieren.

Der Tätigkeitsfilter ist davon zu unterscheiden. Am Anfang der Tätigkeitsliste können zwar dieselben Begriffe wie bei den Bereichen erscheinen, dort bezeichnen sie jedoch Platzhalter-Tätigkeiten.

Platzhalter-Tätigkeiten:

• besitzen keine konkrete Tätigkeitsnummer,
• können aber bereits Pläne und Reservierungen enthalten.

Wenn Sie alle Aufgaben eines Bereichs sehen möchten, wählen Sie den entsprechenden Wert unter Bereich. Wenn Sie ausschließlich Planungen einer Platzhalter-Tätigkeit benötigen, verwenden Sie Tätigkeit.

Hinweis: Die Filter Bereich und Tätigkeit liefern unterschiedliche Ergebnisse. Verwenden Sie für alle Aufgaben eines Fachbereichs immer die Bereichsauswahl.

Mit den Anzeigeoptionen bestimmen Sie, welche Arten von Plänen und erfassten Zeiten sichtbar sind.

Standardmäßig ausgeblendet sind:

• erledigte Planungen,
• Planungen mit null oder negativen Stunden und
• Iststunden.

Dadurch sehen Sie zunächst nur, was noch zu erledigen ist. Blenden Sie Iststunden ein, wenn Sie am Anfang eines Tages prüfen möchten, welche Zeiten bereits erfasst wurden.

Hinweis: Wenn ein Plan nach dem Erfassen oder Erledigen scheinbar verschwindet, prüfen Sie zuerst die Anzeigeoptionen. Möglicherweise wird er nur aufgrund seines Status oder seiner verbleibenden Stunden ausgeblendet.

Weitere Informationen zur Zeitaufzeichnung finden Sie unter Leistung erfassen.

Sie können Planungen entweder aus einer Aufgabe heraus oder direkt im Tagesplan anlegen. Der direkte Weg eignet sich besonders für kanzleiinterne Tätigkeiten, Abwesenheiten und regelmäßig wiederkehrende Einträge.

Nach dieser Anleitung können Sie:

• einen einzelnen Plan direkt im Tagesplan hinzufügen,
• aufgabenbezogene und unabhängige Tätigkeiten korrekt zuordnen,
• Abwesenheiten für einen Zeitraum eintragen und
• wiederholende Tätigkeiten nach verschiedenen Regeln planen.

Aufgabenbezogene Planungen können Sie direkt aus dem Aufgabenbereich erstellen. Diese Pläne erscheinen anschließend im Tagesplan. Die Vorgehensweise wird unter Aufgaben verplanen beschrieben.

Direkt im Tagesplan angelegte Pläne benötigen Sie vor allem für Tätigkeiten, die nicht mit einer Aufgabe zusammenhängen, zum Beispiel:

• kanzleiinterne Tätigkeiten,
• Krankenstand oder
• Urlaub.

Sie können das Eingabefenster auf zwei Wegen öffnen:

1. Wählen Sie bei einem bestimmten Tag Plan hinzufügen aus, wenn das Datum bereits feststeht.
2. Öffnen Sie oben Hinzufügen und wählen Sie die Funktion zum Anlegen eines Plans.

Beide Wege führen in dasselbe Fenster.

Wenn Sie dieselbe Tätigkeit an mehreren Tagen verplanen, wählen Sie Letzte gespeicherte Werte einfügen. Die zuletzt verwendeten Angaben werden übernommen; anschließend müssen Sie nur die abweichenden Werte, insbesondere das Datum, anpassen.

Wählen Sie zuerst die Tätigkeit.

Bei einer Aufgabentätigkeit wie Buchhaltung oder Lohnverrechnung müssen Sie zusätzlich:

• den Klienten auswählen und
• den Bearbeitungszeitraum beziehungsweise die Periode festlegen.

Nur mit diesen Angaben kann der Plan der richtigen Aufgabe zugeordnet werden.

Bei einer Tätigkeit ohne Aufgabenbezug ist keine Aufgabenzuordnung erforderlich.

1. Wählen Sie, für welchen Mitarbeiter der Plan angelegt wird. Meistens planen Sie für sich selbst.
2. Legen Sie das Datum fest.
3. Tragen Sie die vorgesehene Stundenzahl ein.
4. Wählen Sie bei Bedarf ein Icon aus.
5. Ergänzen Sie einen Kommentar oder eine kurze Beschreibung.
6. Speichern Sie den Plan.

Ein ausgewähltes Icon wird anschließend direkt beim Plan angezeigt. Für Besprechungen und Fallbesprechungen können Sie beispielsweise das Besprechungs-Icon verwenden.

Eine einzelne Abwesenheit können Sie grundsätzlich auch als normalen Plan anlegen. Für einen längeren Zeitraum verwenden Sie jedoch Abwesenheit hinzufügen.

1. Öffnen Sie Hinzufügen und wählen Sie Abwesenheit hinzufügen.
2. Wählen Sie die passende Abwesenheitstätigkeit, beispielsweise Urlaub.
3. Legen Sie den gesamten Zeitraum fest.
4. Entscheiden Sie, ob Istzeiten generieren auf Ja gesetzt werden soll.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf Icon und Kommentar.
6. Prüfen Sie den Zeitraum und speichern Sie die Abwesenheit.

Wenn Sie Istzeiten generieren aktivieren, erstellt das System neben den Plänen gleichzeitig die zugehörigen Leistungen. Sie müssen die Abwesenheitszeiten danach nicht noch einmal gesondert erfassen.

Hinweis: Prüfen Sie vor dem Speichern, ob im gewählten Zeitraum bereits andere Pläne vorhanden sind.

Wiederholende Tätigkeiten verwenden Sie für Einträge, die in festen Intervallen vorkommen. So müssen Sie regelmäßige Planungen nicht jedes Mal manuell anlegen.

Mit Wöchentlich legen Sie eine Wiederholung alle X Wochen fest. Sie können beispielsweise jeden Freitag oder alle zwei Wochen am Freitag dieselbe Tätigkeit einplanen.

Mit Volle Monatswochen wählen Sie eine vollständige Woche innerhalb des Monats und einen Wochentag aus.

Beispiele:

• Dienstag der ersten vollen Monatswoche oder
• ein Wochentag der letzten vollen Monatswoche.

Das System ermittelt selbst, auf welches Datum die gewählte volle Woche fällt.

Mit Wochentag im Monat legen Sie einen bestimmten Wochentag innerhalb des Monats fest, zum Beispiel:

• jeden ersten Montag,
• jeden vierten Mittwoch oder
• jeden letzten Dienstag.

Diese Regel eignet sich beispielsweise für regelmäßig stattfindende Besprechungen.

Mit Exakter Monatstag legen Sie einen festen Kalendertag fest. Wenn die Fälligkeiten für die Buchhaltung beispielsweise am 15. liegen, können Sie am 14. regelmäßig eine halbe oder ganze Stunde reservieren, um alle Buchhaltungen zu kontrollieren.

Für einen festen Monatstag können Sie festlegen, wie der Plan behandelt wird, wenn das Datum auf einen Samstag fällt:

• auf den vorherigen Freitag vorziehen oder
• nach dem Wochenende auf Montag verschieben.

Mit den erforderlichen Rechten können Sie eine wiederholende Tätigkeit gleichzeitig für mehrere Mitarbeiter einplanen, beispielsweise für regelmäßige Besprechungen.

Legen Sie zum Abschluss fest:

• für welche Mitarbeiter die Planung gilt,
• wie viele Stunden der Plan dauern soll und
• welcher Kommentar angezeigt wird.

Weitere Informationen zu nachträglichen Änderungen finden Sie unter Funktionen an Plänen und Pläne verschieben.

Im Tagesplan können Sie Leistungen entweder unabhängig von einer Planung oder direkt zu einem vorhandenen Plan erfassen. Bei einem vorhandenen Plan werden wichtige Angaben aus der zugehörigen Aufgabe übernommen.

Nach dieser Anleitung können Sie:

• ungeplante Leistungen erfassen,
• Zeit direkt auf einen vorhandenen Plan buchen,
• Bearbeitungszeitraum und tätigkeitsabhängige Werte korrekt behandeln,
• Tätigkeiten oder Aufgaben als erledigt kennzeichnen und
• Statusmeldung und Leistungskommentar ergänzen.

Wenn Sie eine Tätigkeit ausgeführt haben, die nicht geplant war, können Sie die Leistung direkt für den jeweiligen Tag erfassen. Das ist beispielsweise bei einer ungeplanten administrativen Tätigkeit sinnvoll.

Wenn bereits eine Planung vorhanden ist, wählen Sie den betreffenden Plan aus und starten dort die Leistungserfassung. Dadurch bleibt die erfasste Zeit unmittelbar mit dem Plan und gegebenenfalls der zugehörigen Aufgabe verbunden.

Bei einem Plan mit Aufgabenbezug können Sie die tatsächlich ausgeführte Tätigkeit noch ändern, falls sich diese während der Bearbeitung geändert hat. Der Klient ist bei einem solchen Plan fest vorgegeben.

Passen Sie das Datum an, wenn Sie beispielsweise eine Tätigkeit vom Vortag erst heute nachgeholt haben, ohne den ursprünglichen Plan vorher zu verschieben.

Sie können entweder:

• nur die geleistete Stundenzahl eintragen oder
• über die Uhrzeitfunktion die genaue Anfangs- und Endzeit angeben.

Die Angabe der Stundenzahl allein ist ausreichend.

Der Bearbeitungszeitraum ist die Periode, für die die Leistung erfasst wird. Wenn Sie die Leistung direkt aus einem Plan erfassen, wird dieser Zeitraum anhand der Aufgabe automatisch ausgefüllt.

Hinweis: Ändern Sie den automatisch übernommenen Bearbeitungszeitraum nicht ohne Grund. Eine Änderung kann die Zuordnung zur Aufgabe verschieben.

Einige Tätigkeiten verlangen zusätzlich einen Wert. Bei einer Buchhaltung kann dies beispielsweise die Anzahl der Buchungszeilen sein. Das entsprechende Eingabefeld erscheint nur bei einer Tätigkeit, für die ein solcher Wert erforderlich ist.

Wenn Sie die Leistung direkt aus einer Planung erfassen, können Sie gleichzeitig festlegen, dass die Tätigkeit erledigt ist.

Dabei gilt:

• Zugehörige vergangene Planungen werden ebenfalls auf erledigt gesetzt.
• Zugehörige zukünftige Planungen werden gelöscht, weil für diese Tätigkeit keine weitere Arbeit vorgesehen ist.
• Vor dem Speichern wird angezeigt, welche Planungen davon betroffen sind und was mit ihnen geschieht.

Hinweis: Prüfen Sie die angezeigten Auswirkungen sorgfältig, bevor Sie eine Tätigkeit als erledigt speichern.

Als Hauptmitarbeiter einer Aufgabe können Sie zusätzlich angeben, ob die gesamte Aufgabe erledigt wurde. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Sie mit der letzten Planung einer Haupttätigkeit das Arbeitsergebnis eingereicht haben.

Der Erledigt-Status der Aufgabe wird in der Teamansicht angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Teamansicht der Aufgaben.

Im Leistungsfenster können Sie:

• die Statusmeldung der Aufgabe anpassen,
• Ihren Kollegen eine Information hinterlassen,
• einen Kommentar zur Leistung eintragen oder
• den zuletzt gespeicherten Kommentar übernehmen, wenn Sie mehrere gleichartige Leistungen erfassen.

Wenn eine erledigte Tätigkeit einen Pflichtwert verlangt, darf dieser nicht null sein. Tragen Sie beispielsweise die tatsächlich bearbeitete Anzahl an Buchungszeilen ein.

Nach dem Speichern kann der Plan aus der aktuellen Anzeige verschwinden, weil erledigte Pläne oder Pläne mit null beziehungsweise negativen Stunden standardmäßig ausgeblendet sind.

1. Öffnen Sie die Anzeigeoptionen des Filters.
2. Blenden Sie erledigte Pläne, Pläne mit null oder negativen Stunden beziehungsweise Iststunden ein.
3. Suchen Sie den Plan erneut.
4. Prüfen Sie die hinzugefügte Istzeit und den Erledigt-Status.

Weitere Informationen finden Sie unter Filter.

Die Leistungserfassung funktioniert in der Detail- und Listenansicht gleich. In der Wochenansicht können Sie keine Zeit erfassen.

Weitere Grundlagen zur Zeiterfassung finden Sie unter Leistungen erfassen.

In der Detail- und Listenansicht stehen direkt an jedem Plan mehrere Aktionen zur Verfügung. Welche Funktionen angeboten werden, hängt vom Zustand des Plans und von Ihrer Auswahl ab.

Nach dieser Anleitung können Sie Leistungen aufzeichnen, Pläne erledigen oder wieder öffnen, Planungen bearbeiten und löschen sowie mehrere Pläne gemeinsam auswählen.

Wählen Sie am Plan Leistung aufzeichnen, um das Leistungsfenster zu öffnen und Stunden zu erfassen. Die vollständige Vorgehensweise finden Sie unter Leistung erfassen.

Sie können einen Plan auf erledigt setzen. Er wird anschließend grün dargestellt und mit diesem Status gespeichert.

Wenn Sie einen Plan versehentlich abgeschlossen haben, obwohl noch Arbeit offen ist, öffnen Sie ihn wieder. Dadurch machen Sie den Erledigt-Status rückgängig.

Öffnen Sie das Menü des Plans und wählen Sie Bearbeiten. Sie können beispielsweise ändern:

• die Tätigkeit,
• die Stundenanzahl oder
• das Datum.

Öffnen Sie das Menü und wählen Sie Löschen. Ein Plan, auf den bereits Zeit erfasst wurde, kann auf diesem Weg nicht gelöscht werden.

Hinweis: Prüfen Sie vor dem Löschen, ob bereits Leistungen mit dem Plan verbunden sind.

Wenn Sie mehrere Pläne markieren, wird ein Menü mit den für diese Auswahl verfügbaren Aktionen eingeblendet. Je nach Auswahl können Sie die Pläne:

• verschieben,
• duplizieren oder
• löschen.

Die eingeblendeten Icons zeigen, welche Aktionen für die markierten Pläne möglich sind.

Beim Löschen einer Mehrfachauswahl gibt es zwei unterschiedliche Funktionen:

• Ausgewählte löschen entfernt nur die Pläne, die Sie markiert haben.
• Zugehörige Pläne löschen berücksichtigt alle Pläne, die zur gleichen Aufgabe gehören.

Zugehörige Pläne können über verschiedene Tage verteilt sein. Prüfen Sie deshalb vor dem Bestätigen, welche weiteren Planungen zu derselben Aufgabe gehören.

Erledigte Pläne können nicht mehr verschoben oder gelöscht werden. Wenn eine Auswahl einen erledigten Plan enthält, kann für diese Auswahl deshalb unter Umständen nur noch das Duplizieren angeboten werden.

Weitere Anleitungen finden Sie unter Pläne verschieben und Tagesplan duplizieren.

Wenn sich Prioritäten ändern, Arbeiten länger dauern oder Sie ungeplant ausfallen, können Sie Pläne auf andere Tage verschieben. Das ist direkt in den Ansichten oder über eine Zusatzfunktion möglich.

Nach dieser Anleitung können Sie:

• einzelne oder mehrere Pläne direkt verschieben,
• bereits erfasste und noch offene Zeit korrekt behandeln,
• die Wochenansicht für größere Verschiebungen nutzen und
• die Zusatzfunktion mit Filter, Tagesabstand und Vorschau verwenden.

Sie können Pläne grundsätzlich in jeder Ansicht verschieben.

1. Suchen Sie den Plan, den Sie am vorgesehenen Tag nicht mehr erledigen können.
2. Prüfen Sie, an welchem späteren Tag noch ausreichend Zeit vorhanden ist.
3. Ziehen Sie den Plan auf den gewünschten Tag.

Wenn auf einem Plan bereits Zeit erfasst wurde, wird nur die verbleibende Zeit verschoben.

Beispiel:

• Ursprünglich ist eine Stunde geplant.
• Eine halbe Stunde wurde bereits erfasst.
• Beim Verschieben entsteht am neuen Tag ein Plan über die noch offene halbe Stunde.
• Die bereits erfasste halbe Stunde bleibt am ursprünglichen Tag.

Wenn Sie auch Pläne mit null Stunden einblenden, können Sie den erledigten beziehungsweise vollständig erfassten Teil am ursprünglichen Tag weiterhin sehen. Weitere Informationen finden Sie unter Filter.

Hinweis: Das Verschieben verändert keine bereits erfasste Zeit. Es überträgt nur den noch offenen Teil des Plans.

Markieren Sie mehrere Pläne, um sie in einem Vorgang zu verschieben. Die neu entstehenden Pläne werden bereits vor dem Abschluss angezeigt.

Dies funktioniert in der Detail- und Listenansicht. Für viele Pläne empfiehlt sich besonders die Wochenansicht, weil Sie dort die Wochenauslastung über einen größeren Zeitraum sehen.

Sie können die ausgewählten Pläne beispielsweise gemeinsam um eine Woche, sechs Tage, acht Tage oder einen anderen Zeitraum verschieben. Die jeweiligen Daten werden automatisch angepasst.

Durch eine Verschiebung kann die vereinbarte Fertigstellung überschritten werden. Das wird direkt farblich angezeigt.

Prüfen Sie in diesem Fall:

• Ist die spätere Fertigstellung wegen eines Ausfalls unvermeidbar?
• Kann die Tätigkeit an einem anderen freien Tag untergebracht werden?
• Lässt sich die vereinbarte Fertigstellung doch noch einhalten?

Weitere Informationen zu Fristen finden Sie unter Detailansicht und Fristen und Status von Aufgaben.

Unter Zusatzfunktionen steht Geplante Stunden auf einen anderen Tag verschieben zur Verfügung.

1. Öffnen Sie die Zusatzfunktion.
2. Wählen Sie die Pläne aus, die Sie verschieben möchten.
3. Filtern Sie die Auswahl bei Bedarf nach Klient oder Periode.
4. Legen Sie fest, um wie viele Tage die Pläne verschoben werden sollen.

Sie können einen einzelnen Tag, mehrere Tage oder beispielsweise eine ganze Woche angeben.

Das Programm berücksichtigt, wenn das berechnete Datum auf ein Wochenende fällt. Ein Abstand von fünf Tagen kann beispielsweise auf einen Samstag führen, während vier Tage auf einem Freitag enden.

1. Wählen Sie Vorschau.
2. Prüfen Sie, wie die verschobenen Pläne in Ihrem Tagesplan liegen würden.
3. Achten Sie darauf, ob ein Tag dadurch stark überbucht wird.
4. Verschieben Sie einen Plan in der Vorschau auf einen besser geeigneten Tag, falls dort noch Kapazität frei ist.

Wenn die Verteilung passt, bestätigen Sie den Vorgang. Anschließend sehen Sie eine Übersicht mit:

• dem alten Datum,
• dem neuen Datum und
• den verschobenen Plänen.

Danach können Sie weitere Pläne verschieben oder zum Tagesplan zurückkehren.

Weitere Informationen zu den drei Ansichten finden Sie unter Überblick.

Mit Tagesplan duplizieren übertragen Sie vorhandene Planungen auf eine folgende Aufgabe beziehungsweise Periode. Dadurch müssen wiederkehrende Aufgaben nicht jeden Monat vollständig neu verplant werden.

Nach dieser Anleitung können Sie:

• die Duplizierfunktion auf zwei Wegen starten,
• die zu übernehmenden Pläne gezielt filtern,
• neue Daten für eine oder mehrere Perioden berechnen,
• die neuen Pläne in Detail- oder Listenansicht anpassen und
• das Ergebnis vor und nach dem Bestätigen korrigieren.

Sie können den Vorgang auf zwei Wegen beginnen.

1. Markieren Sie die gewünschten Pläne.
2. Wählen Sie Ausgewählte duplizieren, wenn nur die markierten Pläne übernommen werden sollen.
3. Wählen Sie Ausgewählte und zugehörige duplizieren, wenn auch weitere Pläne derselben Aufgabe berücksichtigt werden sollen.

Bei diesem Weg überspringen Sie den ersten Auswahlschritt der Duplizierfunktion.

Öffnen Sie Tagesplan duplizieren und wählen Sie die zu übernehmenden Pläne innerhalb der dort angezeigten Tabelle aus. Der weitere Ablauf ist bei beiden Wegen gleich.

Beim Duplizieren werden Pläne einer Aufgabe auf die nächste Aufgabe, meistens auf die nächste Periode, übertragen. So können Sie aus bestehenden Plänen beispielsweise eine sinnvolle Planung für den nächsten Monat erstellen.

Duplizieren Sie möglichst erst, wenn Sie die tatsächlichen bisherigen Pläne kennen. Wenn Sie unmittelbar nach Abschluss einer Aufgabe für den nächsten Monat duplizieren, wissen Sie möglicherweise noch nicht, wie dessen Auslastung aussehen wird. Dadurch kann später zusätzliche Arbeit beim Verschieben entstehen.

Sie können deshalb auch rückwirkend arbeiten: Befinden Sie sich bereits im Juli, können Sie beispielsweise die tatsächlichen Pläne aus dem Juni als Grundlage verwenden.

Eine weitere Möglichkeit, vorherige Planungen zu übernehmen, wird unter Aufgaben verplanen beschrieben.

Damit Sie in einer großen Plantabelle die richtigen Einträge finden, können Sie unter anderem filtern nach:

• Klient,
• Tätigkeit,
• Periode,
• bereits beziehungsweise noch nicht duplizierten Plänen und
• Kommentar.

Sie können beispielsweise:

• nur die Lohnverrechnung eines bestimmten Klienten anzeigen,
• einmalige Sondertätigkeiten ausschließen,
• sich auf die benötigten Haupttätigkeiten beschränken oder
• nur Pläne mit einem bestimmten Kommentar auswählen.

Die Filterzusammenfassung zeigt, welche Einschränkungen aktuell gelten.

Wählen Sie Neue Daten eingeben, um die Zielplanung festzulegen.

Sie können eine Planung nicht nur für den nächsten Monat, sondern gleichzeitig für mehrere Monate duplizieren. Legen Sie dazu fest, wie oft der Vorgang wiederholt werden soll. Jede Wiederholung erzeugt weitere Pläne.

Das Programm berechnet anhand der bisherigen Planung passende neue Daten. Lag ein Plan beispielsweise Ende Juni, wird der entsprechende Folgeplan im Juli angelegt.

Für jeden neuen Plan können Sie prüfen oder ändern:

• Datum,
• noch freie Stunden am Zieltag,
• geplante Stunden,
• Kommentar und
• Periode.

Wenn Sie einen Plan aus dem Mai nicht für Juni, sondern erst für Juli anlegen möchten, ändern Sie die Periode. Der Monat und das Datum werden entsprechend angepasst.

Sie können die neuen Pläne nicht nur in der Tabelle, sondern auch in der Detailansicht kontrollieren. Dort sind sie gelb markiert.

In der Detailansicht können Sie:

• die neuen Pläne bearbeiten,
• die Auslastung des Zieltags prüfen,
• einen Konflikt wie einen bereits eingetragenen Urlaub erkennen,
• den Plan auf einen anderen Tag verschieben und
• die Stunden noch einmal ändern.

Dasselbe ist in der Listenansicht möglich; auch dort sind die neuen Pläne farblich markiert.

Hinweis: Während dieser Vorschau können Sie nur die neu zu erstellenden Pläne bearbeiten und verschieben, nicht die bereits bestehenden Pläne.

Wenn alle neuen Pläne passen, bestätigen Sie den Vorgang. Anschließend sehen Sie eine Übersicht der duplizierten Planungen.

In dieser Übersicht können Sie noch:

• die Stunden eines Plans ändern,
• andere Angaben bearbeiten oder
• eine versehentlich duplizierte Tätigkeit löschen, beispielsweise Auswertung übermitteln und Rückfragen klären, wenn deren Termin noch nicht feststeht.

Speichern Sie die Änderungen. Die neuen Pläne werden dadurch direkt angepasst, ohne dass Sie sie anschließend einzeln im Tagesplan bearbeiten müssen.

Kehren Sie danach zum Tagesplan zurück und prüfen Sie, ob die neuen Pläne an den vorgesehenen Tagen eingefügt wurden.

Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen an Plänen und Pläne verschieben.

Mit dem Umbuchen übertragen Sie geplante Stunden von einem Mitarbeiter auf einen anderen. Die Funktion hilft insbesondere, wenn Aufgaben wegen Krankheit oder einer anderen kurzfristigen Änderung übernommen werden müssen.

Nach dieser Anleitung können Sie Pläne eines Mitarbeiters auswählen, automatisch passende Tage für den übernehmenden Mitarbeiter ermitteln lassen, die Verteilung in einer Vorschau prüfen und die Umbuchung bestätigen.

Verwenden Sie die Umbuchung beispielsweise, wenn:

• Sie krank waren und ein Kollege Ihre Aufgaben übernimmt oder
• ein anderer Mitarbeiter krank ist und Sie dessen Aufgaben übernehmen.

1. Öffnen Sie die Ansicht zum Umbuchen geplanter Stunden.
2. Wählen Sie die Pläne aus, die ein anderer Mitarbeiter übernehmen soll.
3. Filtern Sie die Auswahl bei Bedarf, beispielsweise nach Klient.
4. Prüfen Sie, ob alle benötigten Pläne enthalten sind.

Das Programm sucht automatisch nach Tagen, an denen die ausgewählten Pläne beim neuen Mitarbeiter Platz finden.

Über die Reserve legen Sie fest, wie viel Zeit an einem Tag frei bleiben soll. Wenn Sie beispielsweise zwei Stunden Reserve vorgeben, wird ein Tag mit nur 1,1 freien Stunden nicht verwendet. Das Programm sucht stattdessen den nächsten ausreichend freien Tag.

Sie können die vorgeschlagenen Daten anschließend manuell anpassen und einen Plan auf einen anderen Tag legen.

Wenn die Pläne und vorgeschlagenen Daten grundsätzlich passen, öffnen Sie die Vorschau.

Prüfen Sie dort:

• wie die Pläne konkret im neuen Tagesplan liegen,
• ob ein Tag dadurch zu voll wird,
• ob ein anderer Tag besser geeignet ist und
• ob die vorgeschlagene Stundenzahl der Einschätzung entspricht.

Sie können Pläne innerhalb der Vorschau verschieben und die Stunden anpassen.

Wenn Sie mit der Verteilung zufrieden sind, bestätigen Sie den Vorgang. Die Zusammenfassung zeigt:

• von welchem Mitarbeiter die Pläne stammen,
• welchem Mitarbeiter sie neu zugeordnet sind und
• auf welchen neuen Daten sie liegen.

Falls eine Angabe noch nicht passt, können Sie Datum und Zeit erneut ändern. Anschließend können Sie weitere Pläne umbuchen oder zum Tagesplan zurückkehren.

Hinweis: Prüfen Sie vor der Bestätigung sowohl die freie Kapazität als auch die vom ursprünglichen Mitarbeiter geschätzten Stunden.

Informationen zum reinen Datumswechsel ohne Mitarbeiterwechsel finden Sie unter Pläne verschieben. Die Filtermöglichkeiten werden unter Filter erläutert.