Monatsplan

Mit dem Monatsplan planen Sie jährlich wiederkehrende Tätigkeiten zunächst auf Monatsebene und verteilen die vorgesehenen Stunden bei Bedarf anschließend auf einzelne Tage. Diese Hilfe beschreibt die Übersicht, die verfügbaren Funktionen, Filter und Sortierungen sowie das Anlegen, Anpassen und Verteilen von Plänen.

Mit dem Monatsplan reservieren Sie auf Monatsebene Zeit für Tätigkeiten, die auf jährlicher Basis anfallen, zum Beispiel für den Jahresabschluss. Dadurch sehen Sie frühzeitig, in welchem Monat Sie Zeit für welche Aufgabe einplanen möchten.

Nach dieser Anleitung wissen Sie,

• wofür der Monatsplan gedacht ist,
• wie Aufgaben in der Übersicht dargestellt werden,
• wie Sie grobe Zeitblöcke eintragen und
• warum Filter und Sortierung für die tägliche Arbeit wichtig sind.

Die Hauptansicht zeigt die Planung. Zusätzlich stehen Ihnen Filter, eine Sortierung sowie die Navigation zu früheren und späteren Monaten zur Verfügung.

Jede Aufgabe erhält eine eigene Reihe. Eine Aufgabe ergibt sich aus der Kombination von:

• Klient,
• Bereich und
• Periode.

Dadurch können Sie erkennen, für welchen Klienten, welchen Bereich und welche Periode eine Planung oder Fälligkeit gilt.

Der Monatsplan dient zunächst dazu, Zeit auf Monatsebene freizuhalten. Die genaue Verteilung auf einzelne Tage erfolgt später.

1. Suchen Sie die gewünschte Aufgabe in der Tabelle.
2. Gehen Sie im gewünschten Monat an die Kante des Planungsfeldes.
3. Ziehen Sie die Kante mit der Maus nach oben, bis die gewünschte Stundenzahl erreicht ist.

So können Sie beispielsweise sechs, sieben oder zwölf Stunden für einen Monat vormerken.

Hinweis: Der Monatsplan zeigt zunächst alle Aufgaben und die dazugehörigen Pläne. Deshalb können auch Aufgaben erscheinen, die Sie persönlich nicht betreffen. Grenzen Sie die Anzeige in diesem Fall mit den Filtern ein.

Siehe auch:

• Funktionen des Monatsplans
• Monatsplan filtern
• Monatsplan sortieren
• Zeit im Monatsplan einplanen

Die Monatsplan-Übersicht verbindet die wichtigsten Informationen einer Aufgabe mit den verfügbaren Planungsaktionen. Sie können den Planungsstand prüfen, Aufgabendetails öffnen, Stunden verteilen und Leistungen erfassen.

Nach dieser Anleitung können Sie die Angaben einer Aufgabenzeile lesen, die verfügbaren Aktionen unterscheiden und die Terminmarkierungen richtig einordnen.

Jede Tabellenzeile steht für genau eine Aufgabe. Die Aufgabe setzt sich aus Klient, Bereich und Periode zusammen.

In der Zeile sehen Sie unter anderem:

• den Richtwert für den Klienten,
• die bereits geplanten Stunden und
• die davon bereits verteilten Stunden.

So erkennen Sie, wie viel noch zu tun ist und welcher Teil bereits geplant oder verteilt wurde.

Über die Aktionen in der Aufgabenzeile können Sie:

• die Planung ändern,
• die Aufgabe anzeigen,
• zwischen den Ansichten „Einzel“ und „Team“ wechseln und
• direkt in die Aufgabe springen.

Die eingeblendete Aufgabenzeile entspricht der Darstellung aus der Aufgabenansicht. So können Sie Details prüfen, ohne die Monatsplanung vollständig verlassen zu müssen.

Weitere Informationen zur Aufgabenansicht finden Sie unter Aufgaben.

Eine Monatsplanung hält zunächst einen Stundenblock für den gesamten Monat frei. Über „Verteilen“ wandeln Sie diesen Block in konkrete Planungen für einzelne Tage um.

Wenn Sie beispielsweise fünf Stunden im Juli planen, gelten diese zunächst für den gesamten Juli. Erst beim Verteilen legen Sie fest, an welchen Tagen diese fünf Stunden in der Tagesplanung erscheinen.

Weitere Informationen finden Sie unter Monatsplan verteilen und Tagesplan.

Sie können aus der Monatsplanzeile eine Leistung erfassen. Das Formular ist bereits mit dem Klienten und dem passenden Bearbeitungszeitraum vorausgefüllt.

Ergänzen Sie anschließend:

• die Tätigkeit,
• die geleisteten Stunden und
• den Zeitpunkt der Leistung.

Hinweis: Ist noch kein Belegeingang erfasst, kann die Leistungserfassung gesperrt sein. Erfassen Sie in diesem Fall zuerst den Belegeingang und nehmen Sie danach die Leistung auf.

Die Markierungen in einer Aufgabenzeile zeigen wichtige Termine:

• Bilanzstichtag,
• vereinbarter Belegeingang,
• tatsächlicher Belegeingang, sofern dieser bereits dokumentiert wurde,
• vereinbarte Fertigstellung und
• gesetzliche Fälligkeit.

Der vereinbarte Belegeingang wird als dunkelblaue Markierung beschrieben. Die vereinbarte Fertigstellung ist am orangefarbenen Balken erkennbar. Planen Sie die Arbeiten möglichst vor oder während dieses Monats ein. Der letzte rote Balken kennzeichnet die beim Klienten hinterlegte gesetzliche Fälligkeit.

Siehe auch:

• Planungen anlegen
• Monatsstunden verteilen
• Aufgaben
• Tagesplan

Die Monatsplanung zeigt standardmäßig alle vorhandenen Aufgaben. Mit den Filtern reduzieren Sie die Anzeige auf die Aufgaben und Planungen, die für Ihre aktuelle Arbeit relevant sind.

Nach dieser Anleitung können Sie die Monatsplanung nach Mitarbeiter, Klient, Zuständigkeit, Kapitalgesellschaft, Periode, Bereich, Planungsstatus und Belegeingang eingrenzen.

Die vollständige Anzeige stellt sicher, dass Sie eine Aufgabe auch dann finden, wenn Sie selbst noch keinen Plan oder noch keine Beteiligung daran haben. Nutzen Sie anschließend die Filter, um die Ergebnismenge gezielt einzuschränken.

Unter „Mitarbeiter“ wählen Sie aus, wessen Pläne Sie sehen möchten. In der Regel wählen Sie sich selbst aus.

Unter „Klient“ können Sie alle Aufgaben eines bestimmten Klienten anzeigen. Nach dem Anwenden des Filters sehen Sie nur noch die Aufgaben, die diesem Klienten zugeordnet sind, beispielsweise die aktuelle Aufgabe und eine Aufgabe für das nächste Jahr.

Unter „Zuständigkeit“ stehen zwei Werte zur Verfügung:

• „Hauptmitarbeiter“ zeigt Aufgaben, denen Sie als Hauptmitarbeiter zugeordnet sind.
• „Helfer“ zeigt Aufgaben, bei denen Sie als Helfer und nicht als Hauptmitarbeiter eingetragen sind.

Wenn Sie sich auf Ihre eigenen Hauptaufgaben konzentrieren möchten, schalten Sie „Helfer“ aus und wählen Sie nur „Hauptmitarbeiter“.

Mit „Kapitalgesellschaft“ filtern Sie danach, ob ein Klient in den Stammdaten als Kapitalgesellschaft gekennzeichnet ist. Wählen Sie dazu „Ja“ oder „Nein“.

Unter „Periode“ können Sie über den Plus-Button einzelne Perioden hinzufügen. Standardmäßig sind alle Perioden aktiv. Im Video werden beispielhaft die Perioden 2025 und 2024 ausgewählt, um aktuelle und noch nicht erledigte ältere Aufgaben zu sehen.

Unter „Bereich“ ist standardmäßig der Jahresabschluss ausgewählt. Falls Sie für Klienten auch Wirtschaftsprüfung oder Beratung durchführen, können Sie die entsprechenden Bereiche ebenfalls einbeziehen.

Der Filter „Planung“ bezieht sich ausschließlich auf Ihre eigene Monatsplanung:

• „Ungeplant“: Sie selbst haben noch keine Monatsplanung erstellt.
• „Geplant“: Sie haben eine Monatsplanung angelegt, aber noch nicht als erledigt markiert.
• „Erledigt“: Sie haben den Plan über den Haken als erledigt markiert.

Standardmäßig sind „Ungeplant“ und „Geplant“ ausgewählt, weil diese Einträge in der Regel noch bearbeitet werden müssen.

Hinweis: Eine Tagesplanung ohne Monatsplanung ist für diesen Filter nicht relevant. Auch die Planung oder Erledigung durch eine andere Person ändert Ihren persönlichen Planungsstatus nicht.

Unter „Belegeingang“ können Sie wählen:

• „Erfasst“ zeigt Aufgaben, für die die Belege bereits vorhanden sind und mit der Arbeit begonnen werden kann.
• „Nicht erfasst“ zeigt Aufgaben, bei denen noch Unterlagen fehlen können.

Mit „Nicht erfasst“ können Sie gezielt prüfen, wo Sie noch nachhaken müssen. Dies ist direkt aus dem Monatsplan möglich.

1. Stellen Sie die gewünschten Filterwerte ein.
2. Klicken Sie auf „Anwenden“, um die Ergebnisliste zu aktualisieren.
3. Klicken Sie auf „Zurücksetzen“, um zur Ausgangsauswahl zurückzukehren.

Siehe auch:

• Ergebnisse sortieren
• Pläne anpassen und als erledigt markieren
• Aufgaben

Mit der Sortierung bringen Sie die Aufgaben im Monatsplan in eine Reihenfolge, die zu Ihrer aktuellen Arbeitsweise passt. So können Sie beispielsweise dringende Aufgaben, frühe Termine oder noch nicht verteilte Planungen gezielt nach oben holen.

Nach dieser Anleitung kennen Sie alle im Video gezeigten Sortiermöglichkeiten und wissen, für welche Fragestellung sie geeignet sind.

Für eine einfache alphabetische oder numerische Reihenfolge stehen Ihnen zur Verfügung:

• „Name“
• „Nummer“

Sie können die Aufgaben nach verschiedenen Terminen ordnen:

• „Bilanzstichtag“ ist besonders hilfreich, wenn Klienten einen abweichenden Bilanzstichtag haben und deshalb früher bearbeitet werden müssen.
• „Vereinbarter Belegeingang“ ordnet nach dem geplanten Eingang der Unterlagen.
• „Tatsächlicher Belegeingang“ berücksichtigt, wann die Unterlagen tatsächlich eingegangen sind.
• „Vereinbarte Fertigstellung“ ordnet nach dem Termin, zu dem die Aufgabe fertig sein soll.
• „Fälligkeit“ ordnet nach dem hinterlegten Fälligkeitstermin.

Die Standardsortierung ist „Vereinbarte Fertigstellung“. Dadurch stehen die Aufgaben in der Reihenfolge, in der sie fertiggestellt werden müssen, und dringliche Einträge erscheinen in der Regel weiter oben.

Hinweis: Fälligkeit und vereinbarte Fertigstellung können in vielen Fällen eine ähnliche Reihenfolge ergeben. Verwenden Sie den Termin, der für Ihre aktuelle Prüfung entscheidend ist.

„Monat der Planung“ ordnet die Aufgaben nach dem Monat, in dem ein Plan liegt. Ein Klient mit einer früheren Monatsplanung wird vor einem Klienten mit einer späteren Monatsplanung angezeigt.

Diese Sortierung hilft Ihnen, zuerst die Planungen der früheren Monate zu prüfen.

Mit „Anteil der verteilten Stunden“ erkennen Sie, welche Planungen noch verteilt werden müssen.

• Einträge mit wenig oder noch keiner Verteilung stehen weiter oben.
• Einträge mit einem höheren verteilten Anteil stehen weiter unten.
• Vollständig verplante Einträge mit 100 Prozent erscheinen am Ende.

Diese Sortierung ist besonders hilfreich, wenn Sie die Monatsplanung in die Tagesplanung übertragen.

Siehe auch:

• Aufgaben mit Filtern eingrenzen
• Monatsstunden auf Tage verteilen

Im Monatsplan können Sie Zeit auf drei Arten einplanen: direkt in der Tabelle, über „Planen/ändern“ oder über „Hinzufügen“. Welche Methode Sie verwenden, hängt davon ab, ob Sie bereits bei einer bestimmten Aufgabe oder einem bestimmten Klienten arbeiten.

Nach dieser Anleitung können Sie neue Monatsplanungen anlegen, die verfügbaren Stunden prüfen und eine Überbuchung erkennen.

Die direkte Planung über die Tabelle ist besonders schnell:

1. Suchen Sie die gewünschte Aufgabenzeile und den gewünschten Monat.
2. Ziehen Sie den Planungsbalken bis zur gewünschten Stundenzahl auf.
3. Beobachten Sie dabei die noch freien Stunden des Monats.

Wenn Sie mit der Maus auf die Anzeige der freien Stunden zeigen, sehen Sie, wie sich die Verfügbarkeit zusammensetzt:

• Ausgangspunkt sind die Sollstunden des Monats.
• Davon werden Richtwerte für Tagespläne, zum Beispiel Buchhaltung und Lohnverrechnung, abgezogen.
• Ebenfalls abgezogen werden die Stunden, die Sie bereits in der Monatsplanung geplant haben.

Der verbleibende Wert zeigt, wie viele Stunden noch frei sind.

Hinweis: Wenn Sie mehr Stunden planen, als verfügbar sind, wird die Anzeige leicht rot. Damit erkennen Sie eine Überbuchung und sehen, dass keine freien Stunden mehr vorhanden sind.

1. Suchen Sie in der Tabelle die Aufgabenzeile, für die Sie planen möchten.
2. Klicken Sie auf „Planen/ändern“.
3. Tragen Sie in der geöffneten Übersicht für die gewünschten Monate die Stunden ein.

Diese Übersicht kennen Sie auch aus den Aufgaben. Sie zeigt zusätzlich Ihre Verfügbarkeit in den einzelnen Monaten.

Wenn Sie bereits wissen, für welchen Klienten Sie einen Plan erstellen möchten, müssen Sie ihn nicht zuerst in der Tabelle suchen:

1. Klicken Sie oben auf „Hinzufügen“.
2. Wählen Sie den Klienten aus.
3. Legen Sie die Periode fest.
4. Tragen Sie in der anschließend geöffneten Planungsansicht den neuen Plan ein.

Siehe auch:

• Bestehende Pläne anpassen
• Monatsstunden verteilen
• Aufgaben
• Tagesplan

Wenn sich Ihre verfügbare Zeit oder der Arbeitsumfang ändert, können Sie bestehende Monatspläne vergrößern, verkleinern oder in einen anderen Monat verschieben. Fertige Pläne markieren Sie anschließend als erledigt.

Nach dieser Anleitung können Sie die Stundenzahl eines Plans ändern, die Untergrenze einer Kürzung verstehen, einen Plan verschieben und ihn als erledigt markieren.

1. Suchen Sie den Plan, dessen Umfang Sie ändern möchten.
2. Ziehen Sie die Zeit im Planungsfeld nach oben, wenn Sie mehr Stunden einplanen möchten.
3. Ziehen Sie sie nach unten, wenn weniger Stunden in diesem Monat möglich sind.

Die bereits verteilten Stunden bilden die Untergrenze. Sie können in der Monatsplanung nicht weniger Stunden eintragen, als in der Tagesplanung für diesen Plan bereits verteilt wurden.

Hinweis: Die Summe in der Monatsplanung darf nicht unter den bereits in der Tagesplanung verteilten Stunden liegen.

Beispiel: Wenn zwei Stunden bereits verteilt sind, können Sie die Monatsplanung nicht unter diese zwei Stunden reduzieren. Noch offene Stunden müssen weiterhin eingeplant oder in einen anderen Monat verschoben werden.

Wenn die Arbeit im aktuellen Monat nicht vollständig möglich ist, können Sie den gesamten Plan verschieben:

1. Klicken Sie den Plan mit der Maus an.
2. Ziehen Sie ihn in den gewünschten anderen Monat.

Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn bereits sieben Stunden verteilt sind, weitere Arbeit aber nicht mehr in denselben Monat passt.

Wenn Sie mit einem Plan für den Monat fertig sind, verwenden Sie den kleinen Knopf mit dem Haken. Der Plan wird anschließend grün dargestellt. So sehen Sie in der Übersicht, dass dieser Monatsplan abgeschlossen ist.

Der Status wird auch vom Filter „Planung“ berücksichtigt. Über „Erledigt“ können Sie abgeschlossene Monatsplanungen gezielt anzeigen.

Siehe auch:

• Neue Pläne anlegen
• Nach Planungsstatus filtern
• Verteilte Stunden prüfen

Beim Verteilen machen Sie aus einer groben Monatsplanung konkrete Planungen für einzelne Tage. Dabei legen Sie fest, an welchem Tag Sie wie viele Stunden für welche Tätigkeit vorsehen.

Nach dieser Anleitung können Sie Monatsstunden auf Tage verteilen, Tätigkeiten unterscheiden, belegte und freie Zeiten erkennen, Tagesdetails prüfen und die Verteilung speichern.

1. Suchen Sie die Aufgabe, deren Stunden Sie verteilen möchten.
2. Öffnen Sie die Funktion „Verteilen“.
3. Wählen Sie den Monat aus, dessen Planung Sie verteilen möchten.

Im Video sind im September noch fünf Stunden nicht verteilt. Nach der Auswahl sehen Sie den gesamten Monat. Tage werden entsprechend Ihren Sollstunden angeboten.

Im oberen Bereich sehen Sie:

• den Klienten,
• die Höhe der Monatsplanung,
• die bereits verteilte tägliche Planung und
• die ausgewählte Tätigkeit.

1. Wählen Sie die Tätigkeit aus, die Sie verplanen möchten.
2. Tragen Sie an den gewünschten Tagen die jeweilige Stundenzahl ein.
3. Beobachten Sie, wie sich der Plan unmittelbar anpasst.

Der graue Balken zeigt, wie viel Zeit anderweitig bereits blockiert ist. Die eingeplante Tätigkeit wird farblich ergänzt. Jede Tätigkeit besitzt eine leicht andere Farbe.

Wenn Sie zu einer anderen Tätigkeit wechseln, werden die Eingabefelder für die neu ausgewählte Tätigkeit wieder mit null angezeigt. Bereits verplante Tätigkeiten bleiben im Balken sichtbar. So können Sie erkennen, welche Tätigkeit zuerst erledigt werden muss und wo anschließend noch weitere Arbeit eingeplant werden kann.

Dies hilft auch dabei, freie Stellen für Nachbearbeitungen oder Vorbereitungen auf Besprechungen zu finden.

• Gelb markierte Tage enthalten Urlaub. An diesen Tagen gibt es keine Sollstunden.
• Feiertage werden rot markiert.

Wenn der Balken allein nicht genügend Informationen bietet, öffnen Sie beim betreffenden Tag das Feld „Tagesplanung“. Dort sehen Sie, was an diesem Tag bereits eingeteilt ist. Sie können zwischen „Detail“ und „Liste“ wechseln.

Weitere Informationen zur Tagesansicht finden Sie unter Tagesplan.

Nach Abschluss der Verteilung stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• „Speichern“ übernimmt die Planung und lässt das Fenster geöffnet.
• „Speichern & Schließen“ übernimmt die Planung und schließt das Fenster.

Wenn die verteilten Stunden von den geplanten Stunden abweichen, kann eine Meldung erscheinen. Im Video sind fünf Stunden verteilt, während sieben Stunden geplant sind. Wenn diese Abweichung beabsichtigt ist, bestätigen Sie mit „Ja“. Die übernommenen Balken und die verteilten Stunden werden anschließend im Monatsplan aktualisiert.

Hinweis: Prüfen Sie bei dieser Meldung, ob die abweichende Verteilung für Ihre Planung passt, bevor Sie mit „Ja“ bestätigen.

Mit den Pfeilen nach rechts und links wechseln Sie zum nächsten oder vorherigen Monat. So können Sie beispielsweise eine noch offene Abschlussbesprechung im Oktober einplanen, wenn der September bereits zu knapp ist.

Sie können dabei auch Stunden in einem Monat verteilen, für den noch keine Monatsplanung besteht. Beim Speichern werden Sie gefragt, ob die Monatsplanung angepasst werden soll. Bestätigen Sie mit „Ja“, wird die entsprechende Monatsplanung automatisch ergänzt. Die zusätzlich geplante Stunde erscheint danach im Monatsplan und ist bereits verteilt.

Siehe auch:

• Monatsstunden einplanen
• Pläne anpassen
• Tagesplan