Aufgaben

Auf dieser Hilfeseite finden Sie alle Anleitungen zur Aufgabenübersicht in PlanKiss. Sie können jedes Thema als Video ansehen oder die vollständigen Arbeitsschritte direkt im Text nachlesen.

Die Abschnitte führen vom grundlegenden Überblick über Team- und Einzelansicht bis zum Erfassen, Verplanen, Sortieren und zu den Zusatzfunktionen einzelner Aufgaben.

Auf der Seite Aufgaben verfolgen Sie die Arbeit, die für einen Klienten, einen Bereich und eine Periode anfällt. Sie sehen den aktuellen Fortschritt und können wichtige Arbeitsschritte direkt aus der Übersicht ausführen.

Die Aufgabenübersicht unterstützt Sie dabei,

• den Bearbeitungsstand Ihrer Aufgaben zu kontrollieren,
• die Arbeit beteiligter Mitarbeiter im Blick zu behalten,
• Belegeingänge zu dokumentieren,
• Planungen anzulegen und
• fertige Aufgaben abzuschließen.

Die Seite bietet zwei unterschiedliche Ansichten:

• Teamansicht: Sie sehen als Hauptmitarbeiter den gesamten Fortschritt einer Aufgabe. Dazu gehören Ihre eigene Arbeit und die Arbeit eventueller Helfer. In dieser Ansicht können Sie eine fertige Aufgabe abschließen.
• Einzelansicht: Sie betrachten die Aufgabe aus Sicht eines einzelnen Mitarbeiters. Im Mittelpunkt stehen die eigene Planung, die selbst erfassten Leistungen und der persönliche Status.

Hinweis: Der Status hat in beiden Ansichten eine unterschiedliche Bedeutung. In der Teamansicht beschreibt er die gesamte Aufgabe, in der Einzelansicht nur die eigene Planung.

1. Wählen Sie die Teamansicht oder die Einzelansicht passend zu Ihrem Arbeitsziel.
2. Grenzen Sie die angezeigten Aufgaben mit Filtern ein.
3. Legen Sie bei Bedarf eine Sortierung fest.
4. Prüfen Sie den Fortschritt, den Belegeingang und die Planung der Aufgabe.
5. Erfassen Sie einen eingegangenen Beleg oder fügen Sie eine Planung hinzu.
6. Schließen Sie die Aufgabe in der Teamansicht ab, sobald sie fertig ist.

Beim Hinzufügen einer Planung können Sie die Tätigkeit, den Ausführungstag, die vorgesehenen Stunden und einen optionalen Kommentar angeben.

Siehe auch:

• Teamansicht im Detail
• Einzelansicht im Detail
• Belegeingang erfassen
• Aufgaben verplanen
• Aufgaben sortieren

Die Teamansicht zeigt Ihnen als Hauptmitarbeiter den Gesamtstand einer Aufgabe. Sie erkennen sowohl Ihren eigenen Fortschritt als auch den Fortschritt aller beteiligten Helfer.

In der ersten Spalte sehen Sie den Klienten. Wenn Sie mit der Maus darüberfahren, werden zusätzliche Informationen eingeblendet.

Diese Spalte zeigt, zu welchem Bereich die Aufgabe gehört und welche Periode sie umfasst. Auch hier erhalten Sie bei Bedarf weitere Informationen, wenn Sie mit der Maus über den Eintrag fahren.

Hier sehen Sie, ob der Belegeingang bereits erfasst wurde oder noch offen ist. Beim Überfahren mit der Maus werden die Termine der Aufgabe angezeigt:

• vereinbarter Belegeingang,
• vereinbarte Fertigstellung und
• gesetzlich vorgegebene Fälligkeit.

Wenn Belegeingang und Belegausgang erfasst werden, wird der Belegeingang auch im Kalender eingetragen.

Diese Spalte stellt drei Werte im Verhältnis zueinander dar:

• Richtwert: der für die Aufgabe vorgesehene Zeitrahmen,
• geplante Stunden: der bereits verplante Anteil und
• Istzeit: die für die Aufgabe erfasste Zeit.

Die Spalte Stunden und Helfer fasst Planung und Fortschritt aller beteiligten Mitarbeiter in einem Kreisdiagramm zusammen:

• Der äußere Bereich stellt den Richtwert dar.
• Der gelbe Bereich zeigt die Planung.
• Der blaue Bereich zeigt die erfasste Istzeit.
• Der grüne Bereich zeigt die erledigten Stunden.

Wurde mehr Zeit geplant, als der Richtwert vorsieht, passt sich das Verhältnis der Darstellung an. Der Kreis ist in Segmente unterteilt. Jedes Segment steht für den Anteil eines beteiligten Mitarbeiters.

Fahren Sie mit der Maus über ein Segment, um dessen Bedeutung zu sehen. So erkennen Sie schnell,

• wie groß der Arbeitsanteil eines Mitarbeiters ist,
• wie viel davon geplant wurde,
• wie viel Zeit bereits erfasst wurde und
• wie viel bereits erledigt ist.

Wenn sich die vereinbarte Fertigstellung oder die Fälligkeit nähert, können Sie Mitarbeiter mit geringem Fortschritt gezielt ansprechen.

Die letzte Spalte zeigt den globalen Status der Aufgabe. Statusmeldungen sind für alle Beteiligten sichtbar. Sie können darin den aktuellen Stand oder weitere Schritte dokumentieren und so die Abstimmung im Team erleichtern.

Als Hauptmitarbeiter können Sie über Abschließen festlegen, dass die Aufgabe erledigt ist und von Ihrer Seite nichts mehr zu tun ist. Wenn erledigte Aufgaben nicht mitgefiltert werden, bleiben in der Ansicht nur die aktuell relevanten Aufgaben sichtbar.

Siehe auch:

• Status in der Teamansicht
• Filter in der Teamansicht
• Belegeingang erfassen
• Aufgaben verplanen

Der Status in der Teamansicht beschreibt immer den globalen Zustand der gesamten Aufgabe. Er berücksichtigt daher nicht nur Ihre eigene Planung, sondern alle für die Aufgabe relevanten Planungen und Arbeitsschritte.

Die Aufgabe wurde noch nicht begonnen. Es gibt weder eine Planung noch einen erfassten Belegeingang.

Der Belegeingang wurde erfasst, es liegt aber noch keine Planung vor. Die Aufgabe ist bereit für Planung und Bearbeitung.

Es gibt bereits eine Planung, aber noch keinen erfassten Belegeingang. Die Aufgabe wartet auf die Belege.

Planung und Belegeingang sind vorhanden. In den letzten zwei Tagen wurde jedoch keine Zeit für die Aufgabe erfasst.

Planung und Belegeingang sind vorhanden, und heute oder gestern wurde Zeit erfasst. Die Aufgabe befindet sich damit aktuell in Bearbeitung.

Der Hauptmitarbeiter hat die Aufgabe über Abschließen als erledigt markiert, nachdem Planung und Belegeingang vorhanden waren.

Die Aufgabe wurde abgeschlossen, obwohl weder eine Planung noch ein Belegeingang erfasst wurde. Dieser Status ist für Perioden gedacht, in denen die betreffende Aufgabe aus einem bestimmten Grund nicht ausgeführt wird.

Hinweis: Aktiv und In Arbeit unterscheiden sich durch die kürzlich erfasste Zeit. Nur wenn heute oder gestern Zeit erfasst wurde, lautet der Status In Arbeit.

Der Status der Einzelansicht kann von diesem globalen Status abweichen, weil er ausschließlich die Planung des ausgewählten Mitarbeiters betrachtet.

Siehe auch:

• Teamansicht im Detail
• Status über Teamfilter eingrenzen
• Status in der Einzelansicht

Mit den Filtern der Teamansicht reduzieren Sie die Tabelle auf die Aufgaben, die für Ihre aktuelle Arbeit relevant sind.

1. Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf Filter.
2. Wählen Sie die benötigten Kriterien aus.
3. Prüfen Sie die daraus resultierenden Aufgaben und Status.

• Mitarbeiter: Legt fest, welcher Mitarbeiter als Hauptmitarbeiter betrachtet wird. Normalerweise wählen Sie sich selbst aus.
• Klient: Zeigt alle Aufgaben des ausgewählten Klienten. So können Sie auch den Verlauf über mehrere Perioden hinweg betrachten.
• Periode: Grenzt die Aufgaben auf eine oder mehrere Perioden ein.
• Jahr: Bestimmt das Jahr der Perioden. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie Jahresabschlüsse vergangener Jahre suchen.
• Bereich: Zeigt beispielsweise nur Buchhaltungen oder nur Jahresabschlüsse. Mehrere Bereiche können gleichzeitig ausgewählt werden.

Der globale Status ergibt sich aus der Kombination von Planung und Belegeingang:

• Ungeplant + Belegeingang nicht erfasst: Bevorstehend
• Ungeplant + Belegeingang erfasst: Bereit
• Geplant + Belegeingang nicht erfasst: Wartend
• Geplant + Belegeingang erfasst: Aktiv
• Erledigt + Belegeingang erfasst: Abgeschlossen
• Erledigt + Belegeingang nicht erfasst: Übersprungen

In der Teamansicht bedeutet Ungeplant, dass niemand eine Planung für die Aufgabe vorgenommen hat. Geplant umfasst jede vorhandene Planung, unabhängig davon, von welchem Mitarbeiter sie stammt.

Mit dem Leistungsfilter prüfen Sie, ob bereits aktiv an einer Aufgabe gearbeitet wurde:

• Erfasst: Für die Aufgabe wurde bereits eine Leistung erfasst.
• Nicht erfasst: Für die Aufgabe wurde noch keine Leistung erfasst.

• Im Plan: Keine Frist wurde überschritten.
• Verzögert: Der vereinbarte Belegeingang ist überschritten, die Belege wurden aber noch nicht erfasst.
• Ausständig: Die vereinbarte Fertigstellung ist überschritten, ohne dass die Aufgabe abgeschlossen wurde.
• Überfällig: Die gesetzliche Fälligkeit ist erreicht, die Aufgabe wurde aber noch nicht abgeschlossen.

Hinweis: Der Status Überfällig sollte nicht vorkommen. Nutzen Sie die Fälligkeitsfilter, um gefährdete Aufgaben frühzeitig zu erkennen.

Siehe auch:

• Teamansicht im Detail
• Status in der Teamansicht
• Aufgaben sortieren

Die Einzelansicht zeigt eine Aufgabe aus Sicht eines einzelnen Mitarbeiters. Sie konzentriert sich auf die eigene Planung, die eigenen Stunden und den persönlichen Status innerhalb der Aufgabe.

In der ersten Spalte sehen Sie den Klienten. Zusätzliche Informationen werden eingeblendet, wenn Sie mit der Maus über den Eintrag fahren.

Diese Spalte zeigt den Bereich und die Periode der Aufgabe, beispielsweise den Monat oder das Quartal einer Buchhaltung.

Hier sehen Sie den Status der Belege. Wenn Sie mit der Maus über den Eintrag fahren, werden die Termine der Aufgabe und die erfassten Belegeingänge angezeigt.

Diese Spalte zeigt alle geplanten und erfassten Stunden der Aufgabe, also auch die Stunden anderer Mitarbeiter. Die Werte werden im Verhältnis zum grau dargestellten Richtwert angezeigt; geplante Stunden sind gelb markiert.

Nutzen Sie diese Gesamtübersicht, um einzuschätzen,

• wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist,
• wie groß Ihr eigener Anteil ist und
• ob Sie im Vergleich zu anderen Beteiligten im Zeitplan liegen.

Die eigenen Stunden werden im Verhältnis zu den insgesamt geplanten Stunden dargestellt:

• eigene geplante Stunden: gelb markiert,
• eigene Istzeit: die von Ihnen erfasste Zeit,
• eigene erledigte Stunden: Planungen, die bereits als erledigt markiert wurden.

Wenn bei einem Wert keine Zahl eingeblendet ist, fahren Sie mit der Maus darüber, um den genauen Stundenwert zu sehen.

Über die Detailknöpfe können Sie Ihre offenen Stunden weiter aufgliedern:

1. Öffnen Sie zunächst die Aufteilung nach Tätigkeiten.
2. Prüfen Sie, wie viel je Tätigkeit bereits erledigt wurde.
3. Öffnen Sie bei Bedarf die Aufteilung nach einzelnen Planungstagen.

Eine entsprechende Aufgliederung steht auch für Leistungen sowie offene und erledigte Stunden zur Verfügung.

Bei den erledigten Stunden können Sie irrtümlich abgeschlossene Einträge wieder als offen markieren. Umgekehrt können Sie bei geplanten Stunden

• eine gesamte Tätigkeit,
• einen einzelnen Tag oder
• alle Einträge

als erledigt markieren.

Die letzte Spalte zeigt Ihren persönlichen Status für die Aufgabe. Über die Statusmeldung können Sie beispielsweise Klienten anrufen und nach Belegen fragen eintragen. Speichern Sie die Meldung anschließend. Andere an der Aufgabe beteiligte Mitarbeiter können sie ebenfalls sehen.

Nutzen Sie die Statusmeldung, um festzuhalten, was noch zu tun ist oder was zuletzt erledigt wurde.

Siehe auch:

• Status in der Einzelansicht
• Filter in der Einzelansicht
• Aufgaben verplanen

Der Status der Einzelansicht bezieht sich ausschließlich auf die eigene Planung des ausgewählten Mitarbeiters. Er kann deshalb vom globalen Status derselben Aufgabe in der Teamansicht abweichen.

Für den Mitarbeiter gibt es keine eigene Planung, und der Belegeingang wurde noch nicht erfasst. Das ist der ursprüngliche Zustand einer Aufgabe.

Der Belegeingang wurde erfasst, es gibt aber keine eigene Planung. Sie könnten mitarbeiten, haben für sich selbst jedoch noch nichts eingeplant.

Dieser Status kann auch bei Aufgaben erscheinen, an denen Sie bisher gar nicht beteiligt sind. Die Aufgabe kann insgesamt bereits weit fortgeschritten sein, aus Ihrer persönlichen Sicht aber weiterhin Bereit sein.

Sie haben bereits eine eigene Planung vorgenommen, warten aber noch auf den Belegeingang des Klienten.

Ihre eigene Planung und der Belegeingang sind vorhanden. Die Aufgabe kann von Ihnen bearbeitet werden.

Zusätzlich zu eigener Planung und Belegeingang haben Sie heute oder gestern Zeit erfasst. Damit ist die Aufgabe aktuell in Arbeit.

Alle von Ihnen vorgenommenen Planungen sind als erledigt markiert. Der Status bezieht sich nur auf Ihren eigenen Anteil, nicht auf die Planungen anderer Mitarbeiter.

Hinweis: Eine Aufgabe kann für Sie Abgeschlossen sein, obwohl andere Mitarbeiter noch daran arbeiten. Prüfen Sie den Gesamtstatus bei Bedarf in der Teamansicht.

Siehe auch:

• Einzelansicht im Detail
• Filter in der Einzelansicht
• Globalen Teamstatus verstehen

Mit den Filtern der Einzelansicht betrachten Sie Aufgaben aus Sicht eines bestimmten Mitarbeiters und grenzen dessen persönliche Planung, Leistungen und Zuständigkeiten ein.

• Mitarbeiter: Bestimmt, aus wessen Sicht die Aufgaben angezeigt werden. In der Regel wählen Sie sich selbst aus.
• Klient: Grenzt die Liste auf einen Klienten ein. Sie können nach dem Klienten suchen oder seine Nummer direkt eingeben. Mit Enter wechseln Sie anschließend in das nächste Feld.
• Periode: Zeigt eine oder mehrere ausgewählte Perioden. So können Sie beispielsweise im August gleichzeitig Aufgaben aus Juni und Juli prüfen.
• Jahr: Legt das Jahr der Perioden fest. Standardmäßig wird das aktuelle Jahr angezeigt; für einen Jahresabschluss kann auch das Vorjahr relevant sein.
• Bereich: Beschränkt die Aufgaben beispielsweise auf Lohnverrechnung, Buchhaltung oder Jahresabschluss. Mehrere Bereiche können gleichzeitig ausgewählt werden.

Der Planungsfilter bezieht sich ausschließlich auf Ihre eigene Planung:

• Ungeplant: Für Sie liegt keine Planung vor.
• Geplant: Sie haben eine eigene Planung.
• Erledigt: Ihre eigene Planung ist bereits erledigt.

Ohne Einschränkung sehen Sie häufig viele ungeplante Aufgaben, mit denen Sie selbst nichts zu tun haben. Wählen Sie Ungeplant ab, wenn Sie nur Aufgaben mit einer eigenen geplanten oder erledigten Planung sehen möchten.

• Ungeplant + Erfasst: Bereit
• Ungeplant + Nicht erfasst: Bevorstehend
• Geplant + Nicht erfasst: Wartend
• Geplant + Erfasst: Aktiv
• Erledigt + Erfasst: Abgeschlossen
• Erledigt + Nicht erfasst: Übersprungen

Hinweis: Übersprungen kommt in der Einzelansicht normalerweise nicht vor.

Der Leistungsfilter berücksichtigt nur Ihre eigenen Leistungen:

• Aufgaben, für die Sie bereits eine Leistung erfasst haben,
• Aufgaben, für die Sie noch keine Leistung erfasst haben.

• Im Plan: Alle Fristen wurden eingehalten.
• Verzögert: Der vereinbarte Belegeingang wurde überschritten und noch nicht erfasst.
• Ausständig: Die vereinbarte Fertigstellung wurde überschritten, Ihre Planungen sind aber noch nicht erledigt.
• Überfällig: Die gesetzliche Fälligkeit ist erreicht, Ihre Planungen sind aber noch nicht erledigt.

Sobald Ihre eigene Planung erledigt ist, sollten Sie in dieser Ansicht nicht mehr Ausständig oder Überfällig sein. Ein anderer Mitarbeiter kann seine Frist trotzdem überschritten haben; das ist für Ihren persönlichen Status nicht ausschlaggebend.

Mit dem Filter Zuständigkeit unterscheiden Sie zwischen Aufgaben,

• für die Sie Hauptmitarbeiter sind, und
• bei denen Sie als Helfer mitarbeiten.

Die Teamansicht ist vor allem für Aufgaben gedacht, bei denen Sie Hauptmitarbeiter sind. Über die Zuständigkeit können Sie in der Einzelansicht gezielt Ihre Helfer-Aufgaben prüfen.

Ein hilfreiches Filterbeispiel ist:

1. Zuständigkeit Helfer auswählen,
2. Aufgaben mit eigener Planung anzeigen,
3. nur Aufgaben ohne eigene erfasste Leistung anzeigen.

Damit erkennen Sie, welche geplanten Helfer-Aufgaben Sie als Nächstes beginnen sollten.

Klicken Sie auf Zurücksetzen, um alle Filter wieder in ihren ursprünglichen Zustand zu versetzen.

Siehe auch:

• Einzelansicht im Detail
• Status in der Einzelansicht
• Filter in der Teamansicht

Einen Belegeingang können Sie entweder direkt bei einer sichtbaren Aufgabe oder zentral über Erfassen und Verplanen dokumentieren.

Diese Methode eignet sich, wenn Sie Ihre Aufgabenliste durchgehen und feststellen, dass Belege bereits eingegangen, aber noch nicht dokumentiert sind. Sie funktioniert in der Teamansicht und in der Einzelansicht.

1. Suchen Sie die betreffende Aufgabe in der Liste.
2. Öffnen Sie den noch nicht erfassten Belegeingang.
3. Wählen Sie das tatsächliche Eingangsdatum aus.
4. Speichern Sie den Belegeingang.

Anschließend wird der erfasste Belegeingang bei der Aufgabe angezeigt.

Diese Methode ist praktisch, wenn Sie die eingegangenen Belege vor sich haben und die zugehörige Aufgabe nicht erst in der Liste suchen möchten.

1. Klicken Sie oben auf Erfassen und Verplanen.
2. Wählen Sie den Klienten aus.
3. Wählen Sie den passenden Bereich und die Periode, beispielsweise Lohnverrechnung für Juli.
4. Geben Sie an, dass die Belege im Haus sind.
5. Speichern Sie die Angaben.

Wenn Sie nicht der Hauptmitarbeiter sind, sehen Sie die betreffende Aufgabe möglicherweise nicht in Ihrer aktuellen Tabelle. Andernfalls passt sich die Tabelle nach dem Speichern entsprechend an.

Hinweis: Tragen Sie das tatsächliche Eingangsdatum ein, auch wenn Sie den Belegeingang erst später dokumentieren.

Über Erfassen und Verplanen können Sie im Anschluss an den Belegeingang auch direkt eine Planung vornehmen.

Siehe auch:

• Aufgaben verplanen
• Teamansicht im Detail
• Einzelansicht im Detail

Sie können eine Aufgabe direkt aus der Aufgabenübersicht vollständig verplanen. Dabei legen Sie nicht nur einen einzelnen Plan, sondern bei Bedarf mehrere Tätigkeiten und Tage in einem Schritt an.

Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Öffnen Sie bei der betreffenden Aufgabe Aktionen.
2. Wählen Sie Planung hinzufügen.

Das Fenster für die Verplanung wird geöffnet.

1. Öffnen Sie Erfassen und Verplanen.
2. Wählen Sie den Klienten sowie Bereich und Periode aus.
3. Erfassen Sie bei Bedarf den Belegeingang.
4. Klicken Sie auf Verplanen.

Der Belegeingang wird gespeichert und anschließend dasselbe Fenster für die Verplanung geöffnet.

1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der die Arbeit ausführen soll.
2. Wählen Sie die Tätigkeit aus.
3. Legen Sie das Datum fest.
4. Tragen Sie die vorgesehenen Stunden ein.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf einen Kommentar.
6. Wiederholen Sie diese Schritte für weitere Tage oder Tätigkeiten.

Wenn Sie Zeit für einen Bereich reservieren möchten, die konkrete Tätigkeit aber noch nicht kennen, wählen Sie die Platzhaltertätigkeit. Sie hält die benötigte Zeit frei; die genaue Tätigkeit kann später festgelegt werden.

Das ist besonders hilfreich, wenn Sie weiter in die Zukunft planen und den Aufwand der einzelnen Tätigkeiten noch nicht genau einschätzen können.

Die Datumsauswahl zeigt anhand von Farben, wie viel Zeit an einem Tag noch verfügbar ist. Ein Tag mit wenig freier Zeit wird beispielsweise orange, ein Tag mit viel freier Zeit grün dargestellt.

Mit Letzte Planung einfügen übernimmt PlanKiss die Tätigkeiten, Stunden und Reihenfolge aus der zuletzt geplanten Periode.

Bei Heute wird die erste Planung so früh wie möglich ab dem heutigen Tag eingefügt. Der frühere Belegeingang oder das Periodenende spielen für den Start keine Rolle. Die Reihenfolge der letzten Planung bleibt erhalten.

Bei Relativ berücksichtigt PlanKiss den zeitlichen Abstand der früheren Planung zum Belegeingang. Wenn kein Belegeingang vorhanden war, dient das Periodenende als Bezugspunkt.

Diese Einstellung erhält beispielsweise den Ablauf, dass am Tag des Belegeingangs zunächst Vorbereitungsarbeiten stattfinden und die Hauptarbeit erst einige Tage später beginnt.

Da die letzte Planung automatisch auf einzelne Tage verteilt wird, können Sie eine Reserve pro Tag angeben. Diese Zeit bleibt beispielsweise für administrative Aufgaben oder unerwartete Fälle frei.

PlanKiss sucht Termine, an denen die eingestellte Reserve eingehalten werden kann. Wenn am heutigen Tag keine Sollstunden vorhanden sind oder die Reserve nicht ausreichen würde, kann die erste Planung auf einen späteren Tag gelegt werden. Die weiteren Planungen werden relativ dazu angeordnet.

Nachdem die Planung eingefügt wurde, können Sie in der Detailansicht oder Listenansicht prüfen, wie sie sich in den Tagesplan einfügt.

1. Prüfen Sie die vorgeschlagenen Tage.
2. Verschieben Sie eine Planung bei Bedarf auf den nächsten Tag.
3. Ändern Sie weitere Angaben, falls die Auslastung nicht passt.
4. Kontrollieren Sie die aktualisierte Tabelle.
5. Klicken Sie auf Verplanung speichern.

Die gespeicherte Planung wird anschließend bei der Aufgabe angezeigt.

Weitere Erläuterungen zur täglichen Planung finden Sie im Tagesplan.

Beim Jahresabschluss steht zusätzlich zur Tagesplanung eine Monatsplanung zur Verfügung. Sie eignet sich, wenn Sie noch nicht genau wissen, an welchen Tagen Sie arbeiten werden, aber bereits Zeit in bestimmten Monaten reservieren möchten.

1. Prüfen Sie, wie viel Zeit in den einzelnen Monaten verfügbar ist.
2. Tragen Sie die gewünschten Stunden für einen Monat ein.
3. Verteilen Sie den verbleibenden Aufwand bei Bedarf auf einen späteren Monat.

Wenn Sie bereits wissen, dass sich eine Tätigkeit innerhalb der nächsten Wochen erledigen lässt, können Sie stattdessen direkt die Tagesplanung verwenden.

Das Planen über die Tagesplanung führt zum gleichen Ergebnis wie das Erfassen in der Monatsplanung mit anschließendem Verteilen. Weitere Informationen finden Sie unter Monatsplanung verteilen.

1. Öffnen Sie eine Aufgabe, für die bereits eine Planung besteht.
2. Wählen Sie die vorhandene Planung aus.
3. Bearbeiten Sie die Angaben im Verplanungsfenster.

Auch beim Bearbeiten können Sie die letzte Planung einfügen.

Siehe auch:

• Belegeingang erfassen
• Weitere Aufgabenfunktionen
• Tagesplan
• Monatsplanung verteilen

Mit der Sortierung ordnen Sie die Aufgabenübersicht passend zu Ihrer Arbeitsweise. Standardmäßig werden Aufgaben primär aufsteigend nach der Periode und zusätzlich nach der Klientennummer sortiert.

Die primäre Sortierung bestimmt die erste Ordnungsebene. Ist die Periode ausgewählt, werden beispielsweise alle Aufgaben des Jänners in einem gemeinsamen Block dargestellt.

Wenn mehrere Aufgaben denselben Wert der primären Sortierung haben, entscheidet die sekundäre Sortierung über deren Reihenfolge. Bei der Standardsortierung werden die Klienten innerhalb derselben Periode nach ihrer Nummer geordnet.

Sie können die sekundäre Sortierung beispielsweise auf den Klientennamen umstellen. Die Gruppierung nach Periode bleibt bestehen, innerhalb der Periode werden die Klienten aber alphabetisch sortiert.

• Periode: Gruppiert die Aufgaben nach ihrer Periode.
• Status: Ordnet die Aufgaben vom geringsten bis zum größten Bearbeitungsfortschritt.
• Bereich: Gruppiert beispielsweise alle Buchhaltungen und sortiert sie anschließend nach Klient und Periode.
• Klientenname: Sortiert die Aufgaben direkt alphabetisch nach dem Namen. Dabei gibt es keine sekundäre Sortierung.
• Klientennummer: Sortiert die Aufgaben direkt nach den einzelnen Klienten.

Über den vorderen Teil der Sortierauswahl können Sie die Reihenfolge umkehren.

1. Wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium aus.
2. Klicken Sie auf die Steuerung für die Sortierreihenfolge.
3. Prüfen Sie, ob die Werte nun aufsteigend oder absteigend angeordnet sind.

Die Reihenfolge lässt sich bei allen Sortierkriterien ändern. So können Sie bei der Periode beispielsweise festlegen, ob beim Scrollen nach unten spätere oder frühere Aufgaben erscheinen.

Siehe auch:

• Aufgaben im Überblick
• Filter in der Teamansicht
• Filter in der Einzelansicht

Am Anfang jeder Aufgabenzeile finden Sie ein Menü mit weiteren Funktionen für die jeweilige Aufgabe.

• Planung hinzufügen: Öffnet das Verplanungsfenster, wenn noch keine Planung vorhanden ist.
• Planung bearbeiten: Öffnet dasselbe Fenster für eine bereits vorhandene Planung.

Im Verplanungsfenster können Sie die Planung einstellen oder ändern.

Über Daten bearbeiten können Sie gemeinsame Aufgabendaten anpassen:

• ob der Belegeingang bereits erfolgt ist,
• wann der Belegeingang erfolgt ist und
• welche Statusmeldung hinterlegt ist.

Diese Daten werden mit den anderen Mitarbeitern und den jeweiligen Helfern geteilt.

Diese Funktion hilft, wenn Sie eine Verplanung versehentlich in der falschen Aufgabenzeile vorgenommen haben.

1. Öffnen Sie das Menü der falsch bearbeiteten Aufgabe.
2. Wählen Sie die Funktion, um die Aufgabe wieder als Bevorstehend zu markieren.
3. Prüfen Sie, ob Planung und Belegeingang wieder leer sind.
4. Legen Sie die Angaben anschließend bei der richtigen Aufgabe neu an.

Hinweis: Beim Zurücksetzen werden die Planung und der Belegeingang der Aufgabe gelöscht. Die Funktion steht nur zur Verfügung, solange für die Aufgabe noch keine Zeit erfasst wurde.

Über die Funktion für Ihre erfassten Stunden gelangen Sie auf eine eigene Seite. Dort sehen Sie alle für den jeweiligen Klienten erfassten Stunden. Wenn noch keine Stunden erfasst wurden, bleibt die entsprechende Übersicht leer.

Siehe auch:

• Aufgaben verplanen
• Belegeingang erfassen
• Teamansicht im Detail