Mit dem Monatsplan planen Sie jährlich wiederkehrende Tätigkeiten zunächst auf Monatsebene und verteilen die vorgesehenen Stunden bei Bedarf anschließend auf einzelne Tage. Diese Hilfe beschreibt die Übersicht, die verfügbaren Funktionen, Filter und Sortierungen sowie das Anlegen, Anpassen und Verteilen von Plänen.
Mit dem Monatsplan reservieren Sie auf Monatsebene Zeit für Tätigkeiten, die auf jährlicher Basis anfallen, zum Beispiel für den Jahresabschluss. Dadurch sehen Sie frühzeitig, in welchem Monat Sie Zeit für welche Aufgabe einplanen möchten.
Nach dieser Anleitung wissen Sie,
Die Hauptansicht zeigt die Planung. Zusätzlich stehen Ihnen Filter, eine Sortierung sowie die Navigation zu früheren und späteren Monaten zur Verfügung.
Jede Aufgabe erhält eine eigene Reihe. Eine Aufgabe ergibt sich aus der Kombination von:
Dadurch können Sie erkennen, für welchen Klienten, welchen Bereich und welche Periode eine Planung oder Fälligkeit gilt.
Der Monatsplan dient zunächst dazu, Zeit auf Monatsebene freizuhalten. Die genaue Verteilung auf einzelne Tage erfolgt später.
So können Sie beispielsweise sechs, sieben oder zwölf Stunden für einen Monat vormerken.
Hinweis: Der Monatsplan zeigt zunächst alle Aufgaben und die dazugehörigen Pläne. Deshalb können auch Aufgaben erscheinen, die Sie persönlich nicht betreffen. Grenzen Sie die Anzeige in diesem Fall mit den Filtern ein.
Siehe auch:
Die Monatsplan-Übersicht verbindet die wichtigsten Informationen einer Aufgabe mit den verfügbaren Planungsaktionen. Sie können den Planungsstand prüfen, Aufgabendetails öffnen, Stunden verteilen und Leistungen erfassen.
Nach dieser Anleitung können Sie die Angaben einer Aufgabenzeile lesen, die verfügbaren Aktionen unterscheiden und die Terminmarkierungen richtig einordnen.
Jede Tabellenzeile steht für genau eine Aufgabe. Die Aufgabe setzt sich aus Klient, Bereich und Periode zusammen.
In der Zeile sehen Sie unter anderem:
So erkennen Sie, wie viel noch zu tun ist und welcher Teil bereits geplant oder verteilt wurde.
Über die Aktionen in der Aufgabenzeile können Sie:
Die eingeblendete Aufgabenzeile entspricht der Darstellung aus der Aufgabenansicht. So können Sie Details prüfen, ohne die Monatsplanung vollständig verlassen zu müssen.
Weitere Informationen zur Aufgabenansicht finden Sie unter Aufgaben.
Eine Monatsplanung hält zunächst einen Stundenblock für den gesamten Monat frei. Über „Verteilen“ wandeln Sie diesen Block in konkrete Planungen für einzelne Tage um.
Wenn Sie beispielsweise fünf Stunden im Juli planen, gelten diese zunächst für den gesamten Juli. Erst beim Verteilen legen Sie fest, an welchen Tagen diese fünf Stunden in der Tagesplanung erscheinen.
Weitere Informationen finden Sie unter Monatsplan verteilen und Tagesplan.
Sie können aus der Monatsplanzeile eine Leistung erfassen. Das Formular ist bereits mit dem Klienten und dem passenden Bearbeitungszeitraum vorausgefüllt.
Ergänzen Sie anschließend:
Hinweis: Ist noch kein Belegeingang erfasst, kann die Leistungserfassung gesperrt sein. Erfassen Sie in diesem Fall zuerst den Belegeingang und nehmen Sie danach die Leistung auf.
Die Markierungen in einer Aufgabenzeile zeigen wichtige Termine:
Der vereinbarte Belegeingang wird als dunkelblaue Markierung beschrieben. Die vereinbarte Fertigstellung ist am orangefarbenen Balken erkennbar. Planen Sie die Arbeiten möglichst vor oder während dieses Monats ein. Der letzte rote Balken kennzeichnet die beim Klienten hinterlegte gesetzliche Fälligkeit.
Siehe auch:
Die Monatsplanung zeigt standardmäßig alle vorhandenen Aufgaben. Mit den Filtern reduzieren Sie die Anzeige auf die Aufgaben und Planungen, die für Ihre aktuelle Arbeit relevant sind.
Nach dieser Anleitung können Sie die Monatsplanung nach Mitarbeiter, Klient, Zuständigkeit, Kapitalgesellschaft, Periode, Bereich, Planungsstatus und Belegeingang eingrenzen.
Die vollständige Anzeige stellt sicher, dass Sie eine Aufgabe auch dann finden, wenn Sie selbst noch keinen Plan oder noch keine Beteiligung daran haben. Nutzen Sie anschließend die Filter, um die Ergebnismenge gezielt einzuschränken.
Unter „Mitarbeiter“ wählen Sie aus, wessen Pläne Sie sehen möchten. In der Regel wählen Sie sich selbst aus.
Unter „Klient“ können Sie alle Aufgaben eines bestimmten Klienten anzeigen. Nach dem Anwenden des Filters sehen Sie nur noch die Aufgaben, die diesem Klienten zugeordnet sind, beispielsweise die aktuelle Aufgabe und eine Aufgabe für das nächste Jahr.
Unter „Zuständigkeit“ stehen zwei Werte zur Verfügung:
Wenn Sie sich auf Ihre eigenen Hauptaufgaben konzentrieren möchten, schalten Sie „Helfer“ aus und wählen Sie nur „Hauptmitarbeiter“.
Mit „Kapitalgesellschaft“ filtern Sie danach, ob ein Klient in den Stammdaten als Kapitalgesellschaft gekennzeichnet ist. Wählen Sie dazu „Ja“ oder „Nein“.
Unter „Periode“ können Sie über den Plus-Button einzelne Perioden hinzufügen. Standardmäßig sind alle Perioden aktiv. Im Video werden beispielhaft die Perioden 2025 und 2024 ausgewählt, um aktuelle und noch nicht erledigte ältere Aufgaben zu sehen.
Unter „Bereich“ ist standardmäßig der Jahresabschluss ausgewählt. Falls Sie für Klienten auch Wirtschaftsprüfung oder Beratung durchführen, können Sie die entsprechenden Bereiche ebenfalls einbeziehen.
Der Filter „Planung“ bezieht sich ausschließlich auf Ihre eigene Monatsplanung:
Standardmäßig sind „Ungeplant“ und „Geplant“ ausgewählt, weil diese Einträge in der Regel noch bearbeitet werden müssen.
Hinweis: Eine Tagesplanung ohne Monatsplanung ist für diesen Filter nicht relevant. Auch die Planung oder Erledigung durch eine andere Person ändert Ihren persönlichen Planungsstatus nicht.
Unter „Belegeingang“ können Sie wählen:
Mit „Nicht erfasst“ können Sie gezielt prüfen, wo Sie noch nachhaken müssen. Dies ist direkt aus dem Monatsplan möglich.
Siehe auch:
Mit der Sortierung bringen Sie die Aufgaben im Monatsplan in eine Reihenfolge, die zu Ihrer aktuellen Arbeitsweise passt. So können Sie beispielsweise dringende Aufgaben, frühe Termine oder noch nicht verteilte Planungen gezielt nach oben holen.
Nach dieser Anleitung kennen Sie alle im Video gezeigten Sortiermöglichkeiten und wissen, für welche Fragestellung sie geeignet sind.
Für eine einfache alphabetische oder numerische Reihenfolge stehen Ihnen zur Verfügung:
Sie können die Aufgaben nach verschiedenen Terminen ordnen:
Die Standardsortierung ist „Vereinbarte Fertigstellung“. Dadurch stehen die Aufgaben in der Reihenfolge, in der sie fertiggestellt werden müssen, und dringliche Einträge erscheinen in der Regel weiter oben.
Hinweis: Fälligkeit und vereinbarte Fertigstellung können in vielen Fällen eine ähnliche Reihenfolge ergeben. Verwenden Sie den Termin, der für Ihre aktuelle Prüfung entscheidend ist.
„Monat der Planung“ ordnet die Aufgaben nach dem Monat, in dem ein Plan liegt. Ein Klient mit einer früheren Monatsplanung wird vor einem Klienten mit einer späteren Monatsplanung angezeigt.
Diese Sortierung hilft Ihnen, zuerst die Planungen der früheren Monate zu prüfen.
Mit „Anteil der verteilten Stunden“ erkennen Sie, welche Planungen noch verteilt werden müssen.
Diese Sortierung ist besonders hilfreich, wenn Sie die Monatsplanung in die Tagesplanung übertragen.
Siehe auch:
Im Monatsplan können Sie Zeit auf drei Arten einplanen: direkt in der Tabelle, über „Planen/ändern“ oder über „Hinzufügen“. Welche Methode Sie verwenden, hängt davon ab, ob Sie bereits bei einer bestimmten Aufgabe oder einem bestimmten Klienten arbeiten.
Nach dieser Anleitung können Sie neue Monatsplanungen anlegen, die verfügbaren Stunden prüfen und eine Überbuchung erkennen.
Die direkte Planung über die Tabelle ist besonders schnell:
Wenn Sie mit der Maus auf die Anzeige der freien Stunden zeigen, sehen Sie, wie sich die Verfügbarkeit zusammensetzt:
Der verbleibende Wert zeigt, wie viele Stunden noch frei sind.
Hinweis: Wenn Sie mehr Stunden planen, als verfügbar sind, wird die Anzeige leicht rot. Damit erkennen Sie eine Überbuchung und sehen, dass keine freien Stunden mehr vorhanden sind.
Diese Übersicht kennen Sie auch aus den Aufgaben. Sie zeigt zusätzlich Ihre Verfügbarkeit in den einzelnen Monaten.
Wenn Sie bereits wissen, für welchen Klienten Sie einen Plan erstellen möchten, müssen Sie ihn nicht zuerst in der Tabelle suchen:
Siehe auch:
Wenn sich Ihre verfügbare Zeit oder der Arbeitsumfang ändert, können Sie bestehende Monatspläne vergrößern, verkleinern oder in einen anderen Monat verschieben. Fertige Pläne markieren Sie anschließend als erledigt.
Nach dieser Anleitung können Sie die Stundenzahl eines Plans ändern, die Untergrenze einer Kürzung verstehen, einen Plan verschieben und ihn als erledigt markieren.
Die bereits verteilten Stunden bilden die Untergrenze. Sie können in der Monatsplanung nicht weniger Stunden eintragen, als in der Tagesplanung für diesen Plan bereits verteilt wurden.
Hinweis: Die Summe in der Monatsplanung darf nicht unter den bereits in der Tagesplanung verteilten Stunden liegen.
Beispiel: Wenn zwei Stunden bereits verteilt sind, können Sie die Monatsplanung nicht unter diese zwei Stunden reduzieren. Noch offene Stunden müssen weiterhin eingeplant oder in einen anderen Monat verschoben werden.
Wenn die Arbeit im aktuellen Monat nicht vollständig möglich ist, können Sie den gesamten Plan verschieben:
Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn bereits sieben Stunden verteilt sind, weitere Arbeit aber nicht mehr in denselben Monat passt.
Wenn Sie mit einem Plan für den Monat fertig sind, verwenden Sie den kleinen Knopf mit dem Haken. Der Plan wird anschließend grün dargestellt. So sehen Sie in der Übersicht, dass dieser Monatsplan abgeschlossen ist.
Der Status wird auch vom Filter „Planung“ berücksichtigt. Über „Erledigt“ können Sie abgeschlossene Monatsplanungen gezielt anzeigen.
Siehe auch:
Beim Verteilen machen Sie aus einer groben Monatsplanung konkrete Planungen für einzelne Tage. Dabei legen Sie fest, an welchem Tag Sie wie viele Stunden für welche Tätigkeit vorsehen.
Nach dieser Anleitung können Sie Monatsstunden auf Tage verteilen, Tätigkeiten unterscheiden, belegte und freie Zeiten erkennen, Tagesdetails prüfen und die Verteilung speichern.
Im Video sind im September noch fünf Stunden nicht verteilt. Nach der Auswahl sehen Sie den gesamten Monat. Tage werden entsprechend Ihren Sollstunden angeboten.
Im oberen Bereich sehen Sie:
Der graue Balken zeigt, wie viel Zeit anderweitig bereits blockiert ist. Die eingeplante Tätigkeit wird farblich ergänzt. Jede Tätigkeit besitzt eine leicht andere Farbe.
Wenn Sie zu einer anderen Tätigkeit wechseln, werden die Eingabefelder für die neu ausgewählte Tätigkeit wieder mit null angezeigt. Bereits verplante Tätigkeiten bleiben im Balken sichtbar. So können Sie erkennen, welche Tätigkeit zuerst erledigt werden muss und wo anschließend noch weitere Arbeit eingeplant werden kann.
Dies hilft auch dabei, freie Stellen für Nachbearbeitungen oder Vorbereitungen auf Besprechungen zu finden.
Wenn der Balken allein nicht genügend Informationen bietet, öffnen Sie beim betreffenden Tag das Feld „Tagesplanung“. Dort sehen Sie, was an diesem Tag bereits eingeteilt ist. Sie können zwischen „Detail“ und „Liste“ wechseln.
Weitere Informationen zur Tagesansicht finden Sie unter Tagesplan.
Nach Abschluss der Verteilung stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Wenn die verteilten Stunden von den geplanten Stunden abweichen, kann eine Meldung erscheinen. Im Video sind fünf Stunden verteilt, während sieben Stunden geplant sind. Wenn diese Abweichung beabsichtigt ist, bestätigen Sie mit „Ja“. Die übernommenen Balken und die verteilten Stunden werden anschließend im Monatsplan aktualisiert.
Hinweis: Prüfen Sie bei dieser Meldung, ob die abweichende Verteilung für Ihre Planung passt, bevor Sie mit „Ja“ bestätigen.
Mit den Pfeilen nach rechts und links wechseln Sie zum nächsten oder vorherigen Monat. So können Sie beispielsweise eine noch offene Abschlussbesprechung im Oktober einplanen, wenn der September bereits zu knapp ist.
Sie können dabei auch Stunden in einem Monat verteilen, für den noch keine Monatsplanung besteht. Beim Speichern werden Sie gefragt, ob die Monatsplanung angepasst werden soll. Bestätigen Sie mit „Ja“, wird die entsprechende Monatsplanung automatisch ergänzt. Die zusätzlich geplante Stunde erscheint danach im Monatsplan und ist bereits verteilt.
Siehe auch: