Auf dieser Hilfeseite finden Sie alle Anleitungen zur Aufgabenübersicht in PlanKiss. Sie können jedes Thema als Video ansehen oder die vollständigen Arbeitsschritte direkt im Text nachlesen.
Die Abschnitte führen vom grundlegenden Überblick über Team- und Einzelansicht bis zum Erfassen, Verplanen, Sortieren und zu den Zusatzfunktionen einzelner Aufgaben.
Auf der Seite Aufgaben verfolgen Sie die Arbeit, die für einen Klienten, einen Bereich und eine Periode anfällt. Sie sehen den aktuellen Fortschritt und können wichtige Arbeitsschritte direkt aus der Übersicht ausführen.
Die Aufgabenübersicht unterstützt Sie dabei,
Die Seite bietet zwei unterschiedliche Ansichten:
Hinweis: Der Status hat in beiden Ansichten eine unterschiedliche Bedeutung. In der Teamansicht beschreibt er die gesamte Aufgabe, in der Einzelansicht nur die eigene Planung.
Beim Hinzufügen einer Planung können Sie die Tätigkeit, den Ausführungstag, die vorgesehenen Stunden und einen optionalen Kommentar angeben.
Siehe auch:
Die Teamansicht zeigt Ihnen als Hauptmitarbeiter den Gesamtstand einer Aufgabe. Sie erkennen sowohl Ihren eigenen Fortschritt als auch den Fortschritt aller beteiligten Helfer.
In der ersten Spalte sehen Sie den Klienten. Wenn Sie mit der Maus darüberfahren, werden zusätzliche Informationen eingeblendet.
Diese Spalte zeigt, zu welchem Bereich die Aufgabe gehört und welche Periode sie umfasst. Auch hier erhalten Sie bei Bedarf weitere Informationen, wenn Sie mit der Maus über den Eintrag fahren.
Hier sehen Sie, ob der Belegeingang bereits erfasst wurde oder noch offen ist. Beim Überfahren mit der Maus werden die Termine der Aufgabe angezeigt:
Wenn Belegeingang und Belegausgang erfasst werden, wird der Belegeingang auch im Kalender eingetragen.
Diese Spalte stellt drei Werte im Verhältnis zueinander dar:
Die Spalte Stunden und Helfer fasst Planung und Fortschritt aller beteiligten Mitarbeiter in einem Kreisdiagramm zusammen:
Wurde mehr Zeit geplant, als der Richtwert vorsieht, passt sich das Verhältnis der Darstellung an. Der Kreis ist in Segmente unterteilt. Jedes Segment steht für den Anteil eines beteiligten Mitarbeiters.
Fahren Sie mit der Maus über ein Segment, um dessen Bedeutung zu sehen. So erkennen Sie schnell,
Wenn sich die vereinbarte Fertigstellung oder die Fälligkeit nähert, können Sie Mitarbeiter mit geringem Fortschritt gezielt ansprechen.
Die letzte Spalte zeigt den globalen Status der Aufgabe. Statusmeldungen sind für alle Beteiligten sichtbar. Sie können darin den aktuellen Stand oder weitere Schritte dokumentieren und so die Abstimmung im Team erleichtern.
Als Hauptmitarbeiter können Sie über Abschließen festlegen, dass die Aufgabe erledigt ist und von Ihrer Seite nichts mehr zu tun ist. Wenn erledigte Aufgaben nicht mitgefiltert werden, bleiben in der Ansicht nur die aktuell relevanten Aufgaben sichtbar.
Siehe auch:
Der Status in der Teamansicht beschreibt immer den globalen Zustand der gesamten Aufgabe. Er berücksichtigt daher nicht nur Ihre eigene Planung, sondern alle für die Aufgabe relevanten Planungen und Arbeitsschritte.
Die Aufgabe wurde noch nicht begonnen. Es gibt weder eine Planung noch einen erfassten Belegeingang.
Der Belegeingang wurde erfasst, es liegt aber noch keine Planung vor. Die Aufgabe ist bereit für Planung und Bearbeitung.
Es gibt bereits eine Planung, aber noch keinen erfassten Belegeingang. Die Aufgabe wartet auf die Belege.
Planung und Belegeingang sind vorhanden. In den letzten zwei Tagen wurde jedoch keine Zeit für die Aufgabe erfasst.
Planung und Belegeingang sind vorhanden, und heute oder gestern wurde Zeit erfasst. Die Aufgabe befindet sich damit aktuell in Bearbeitung.
Der Hauptmitarbeiter hat die Aufgabe über Abschließen als erledigt markiert, nachdem Planung und Belegeingang vorhanden waren.
Die Aufgabe wurde abgeschlossen, obwohl weder eine Planung noch ein Belegeingang erfasst wurde. Dieser Status ist für Perioden gedacht, in denen die betreffende Aufgabe aus einem bestimmten Grund nicht ausgeführt wird.
Hinweis: Aktiv und In Arbeit unterscheiden sich durch die kürzlich erfasste Zeit. Nur wenn heute oder gestern Zeit erfasst wurde, lautet der Status In Arbeit.
Der Status der Einzelansicht kann von diesem globalen Status abweichen, weil er ausschließlich die Planung des ausgewählten Mitarbeiters betrachtet.
Siehe auch:
Mit den Filtern der Teamansicht reduzieren Sie die Tabelle auf die Aufgaben, die für Ihre aktuelle Arbeit relevant sind.
Der globale Status ergibt sich aus der Kombination von Planung und Belegeingang:
In der Teamansicht bedeutet Ungeplant, dass niemand eine Planung für die Aufgabe vorgenommen hat. Geplant umfasst jede vorhandene Planung, unabhängig davon, von welchem Mitarbeiter sie stammt.
Mit dem Leistungsfilter prüfen Sie, ob bereits aktiv an einer Aufgabe gearbeitet wurde:
Hinweis: Der Status Überfällig sollte nicht vorkommen. Nutzen Sie die Fälligkeitsfilter, um gefährdete Aufgaben frühzeitig zu erkennen.
Siehe auch:
Die Einzelansicht zeigt eine Aufgabe aus Sicht eines einzelnen Mitarbeiters. Sie konzentriert sich auf die eigene Planung, die eigenen Stunden und den persönlichen Status innerhalb der Aufgabe.
In der ersten Spalte sehen Sie den Klienten. Zusätzliche Informationen werden eingeblendet, wenn Sie mit der Maus über den Eintrag fahren.
Diese Spalte zeigt den Bereich und die Periode der Aufgabe, beispielsweise den Monat oder das Quartal einer Buchhaltung.
Hier sehen Sie den Status der Belege. Wenn Sie mit der Maus über den Eintrag fahren, werden die Termine der Aufgabe und die erfassten Belegeingänge angezeigt.
Diese Spalte zeigt alle geplanten und erfassten Stunden der Aufgabe, also auch die Stunden anderer Mitarbeiter. Die Werte werden im Verhältnis zum grau dargestellten Richtwert angezeigt; geplante Stunden sind gelb markiert.
Nutzen Sie diese Gesamtübersicht, um einzuschätzen,
Die eigenen Stunden werden im Verhältnis zu den insgesamt geplanten Stunden dargestellt:
Wenn bei einem Wert keine Zahl eingeblendet ist, fahren Sie mit der Maus darüber, um den genauen Stundenwert zu sehen.
Über die Detailknöpfe können Sie Ihre offenen Stunden weiter aufgliedern:
Eine entsprechende Aufgliederung steht auch für Leistungen sowie offene und erledigte Stunden zur Verfügung.
Bei den erledigten Stunden können Sie irrtümlich abgeschlossene Einträge wieder als offen markieren. Umgekehrt können Sie bei geplanten Stunden
als erledigt markieren.
Die letzte Spalte zeigt Ihren persönlichen Status für die Aufgabe. Über die Statusmeldung können Sie beispielsweise Klienten anrufen und nach Belegen fragen eintragen. Speichern Sie die Meldung anschließend. Andere an der Aufgabe beteiligte Mitarbeiter können sie ebenfalls sehen.
Nutzen Sie die Statusmeldung, um festzuhalten, was noch zu tun ist oder was zuletzt erledigt wurde.
Siehe auch:
Der Status der Einzelansicht bezieht sich ausschließlich auf die eigene Planung des ausgewählten Mitarbeiters. Er kann deshalb vom globalen Status derselben Aufgabe in der Teamansicht abweichen.
Für den Mitarbeiter gibt es keine eigene Planung, und der Belegeingang wurde noch nicht erfasst. Das ist der ursprüngliche Zustand einer Aufgabe.
Der Belegeingang wurde erfasst, es gibt aber keine eigene Planung. Sie könnten mitarbeiten, haben für sich selbst jedoch noch nichts eingeplant.
Dieser Status kann auch bei Aufgaben erscheinen, an denen Sie bisher gar nicht beteiligt sind. Die Aufgabe kann insgesamt bereits weit fortgeschritten sein, aus Ihrer persönlichen Sicht aber weiterhin Bereit sein.
Sie haben bereits eine eigene Planung vorgenommen, warten aber noch auf den Belegeingang des Klienten.
Ihre eigene Planung und der Belegeingang sind vorhanden. Die Aufgabe kann von Ihnen bearbeitet werden.
Zusätzlich zu eigener Planung und Belegeingang haben Sie heute oder gestern Zeit erfasst. Damit ist die Aufgabe aktuell in Arbeit.
Alle von Ihnen vorgenommenen Planungen sind als erledigt markiert. Der Status bezieht sich nur auf Ihren eigenen Anteil, nicht auf die Planungen anderer Mitarbeiter.
Hinweis: Eine Aufgabe kann für Sie Abgeschlossen sein, obwohl andere Mitarbeiter noch daran arbeiten. Prüfen Sie den Gesamtstatus bei Bedarf in der Teamansicht.
Siehe auch:
Mit den Filtern der Einzelansicht betrachten Sie Aufgaben aus Sicht eines bestimmten Mitarbeiters und grenzen dessen persönliche Planung, Leistungen und Zuständigkeiten ein.
Der Planungsfilter bezieht sich ausschließlich auf Ihre eigene Planung:
Ohne Einschränkung sehen Sie häufig viele ungeplante Aufgaben, mit denen Sie selbst nichts zu tun haben. Wählen Sie Ungeplant ab, wenn Sie nur Aufgaben mit einer eigenen geplanten oder erledigten Planung sehen möchten.
Hinweis: Übersprungen kommt in der Einzelansicht normalerweise nicht vor.
Der Leistungsfilter berücksichtigt nur Ihre eigenen Leistungen:
Sobald Ihre eigene Planung erledigt ist, sollten Sie in dieser Ansicht nicht mehr Ausständig oder Überfällig sein. Ein anderer Mitarbeiter kann seine Frist trotzdem überschritten haben; das ist für Ihren persönlichen Status nicht ausschlaggebend.
Mit dem Filter Zuständigkeit unterscheiden Sie zwischen Aufgaben,
Die Teamansicht ist vor allem für Aufgaben gedacht, bei denen Sie Hauptmitarbeiter sind. Über die Zuständigkeit können Sie in der Einzelansicht gezielt Ihre Helfer-Aufgaben prüfen.
Ein hilfreiches Filterbeispiel ist:
Damit erkennen Sie, welche geplanten Helfer-Aufgaben Sie als Nächstes beginnen sollten.
Klicken Sie auf Zurücksetzen, um alle Filter wieder in ihren ursprünglichen Zustand zu versetzen.
Siehe auch:
Einen Belegeingang können Sie entweder direkt bei einer sichtbaren Aufgabe oder zentral über Erfassen und Verplanen dokumentieren.
Diese Methode eignet sich, wenn Sie Ihre Aufgabenliste durchgehen und feststellen, dass Belege bereits eingegangen, aber noch nicht dokumentiert sind. Sie funktioniert in der Teamansicht und in der Einzelansicht.
Anschließend wird der erfasste Belegeingang bei der Aufgabe angezeigt.
Diese Methode ist praktisch, wenn Sie die eingegangenen Belege vor sich haben und die zugehörige Aufgabe nicht erst in der Liste suchen möchten.
Wenn Sie nicht der Hauptmitarbeiter sind, sehen Sie die betreffende Aufgabe möglicherweise nicht in Ihrer aktuellen Tabelle. Andernfalls passt sich die Tabelle nach dem Speichern entsprechend an.
Hinweis: Tragen Sie das tatsächliche Eingangsdatum ein, auch wenn Sie den Belegeingang erst später dokumentieren.
Über Erfassen und Verplanen können Sie im Anschluss an den Belegeingang auch direkt eine Planung vornehmen.
Siehe auch:
Sie können eine Aufgabe direkt aus der Aufgabenübersicht vollständig verplanen. Dabei legen Sie nicht nur einen einzelnen Plan, sondern bei Bedarf mehrere Tätigkeiten und Tage in einem Schritt an.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Das Fenster für die Verplanung wird geöffnet.
Der Belegeingang wird gespeichert und anschließend dasselbe Fenster für die Verplanung geöffnet.
Wenn Sie Zeit für einen Bereich reservieren möchten, die konkrete Tätigkeit aber noch nicht kennen, wählen Sie die Platzhaltertätigkeit. Sie hält die benötigte Zeit frei; die genaue Tätigkeit kann später festgelegt werden.
Das ist besonders hilfreich, wenn Sie weiter in die Zukunft planen und den Aufwand der einzelnen Tätigkeiten noch nicht genau einschätzen können.
Die Datumsauswahl zeigt anhand von Farben, wie viel Zeit an einem Tag noch verfügbar ist. Ein Tag mit wenig freier Zeit wird beispielsweise orange, ein Tag mit viel freier Zeit grün dargestellt.
Mit Letzte Planung einfügen übernimmt PlanKiss die Tätigkeiten, Stunden und Reihenfolge aus der zuletzt geplanten Periode.
Bei Heute wird die erste Planung so früh wie möglich ab dem heutigen Tag eingefügt. Der frühere Belegeingang oder das Periodenende spielen für den Start keine Rolle. Die Reihenfolge der letzten Planung bleibt erhalten.
Bei Relativ berücksichtigt PlanKiss den zeitlichen Abstand der früheren Planung zum Belegeingang. Wenn kein Belegeingang vorhanden war, dient das Periodenende als Bezugspunkt.
Diese Einstellung erhält beispielsweise den Ablauf, dass am Tag des Belegeingangs zunächst Vorbereitungsarbeiten stattfinden und die Hauptarbeit erst einige Tage später beginnt.
Da die letzte Planung automatisch auf einzelne Tage verteilt wird, können Sie eine Reserve pro Tag angeben. Diese Zeit bleibt beispielsweise für administrative Aufgaben oder unerwartete Fälle frei.
PlanKiss sucht Termine, an denen die eingestellte Reserve eingehalten werden kann. Wenn am heutigen Tag keine Sollstunden vorhanden sind oder die Reserve nicht ausreichen würde, kann die erste Planung auf einen späteren Tag gelegt werden. Die weiteren Planungen werden relativ dazu angeordnet.
Nachdem die Planung eingefügt wurde, können Sie in der Detailansicht oder Listenansicht prüfen, wie sie sich in den Tagesplan einfügt.
Die gespeicherte Planung wird anschließend bei der Aufgabe angezeigt.
Weitere Erläuterungen zur täglichen Planung finden Sie im Tagesplan.
Beim Jahresabschluss steht zusätzlich zur Tagesplanung eine Monatsplanung zur Verfügung. Sie eignet sich, wenn Sie noch nicht genau wissen, an welchen Tagen Sie arbeiten werden, aber bereits Zeit in bestimmten Monaten reservieren möchten.
Wenn Sie bereits wissen, dass sich eine Tätigkeit innerhalb der nächsten Wochen erledigen lässt, können Sie stattdessen direkt die Tagesplanung verwenden.
Das Planen über die Tagesplanung führt zum gleichen Ergebnis wie das Erfassen in der Monatsplanung mit anschließendem Verteilen. Weitere Informationen finden Sie unter Monatsplanung verteilen.
Auch beim Bearbeiten können Sie die letzte Planung einfügen.
Siehe auch:
Mit der Sortierung ordnen Sie die Aufgabenübersicht passend zu Ihrer Arbeitsweise. Standardmäßig werden Aufgaben primär aufsteigend nach der Periode und zusätzlich nach der Klientennummer sortiert.
Die primäre Sortierung bestimmt die erste Ordnungsebene. Ist die Periode ausgewählt, werden beispielsweise alle Aufgaben des Jänners in einem gemeinsamen Block dargestellt.
Wenn mehrere Aufgaben denselben Wert der primären Sortierung haben, entscheidet die sekundäre Sortierung über deren Reihenfolge. Bei der Standardsortierung werden die Klienten innerhalb derselben Periode nach ihrer Nummer geordnet.
Sie können die sekundäre Sortierung beispielsweise auf den Klientennamen umstellen. Die Gruppierung nach Periode bleibt bestehen, innerhalb der Periode werden die Klienten aber alphabetisch sortiert.
Über den vorderen Teil der Sortierauswahl können Sie die Reihenfolge umkehren.
Die Reihenfolge lässt sich bei allen Sortierkriterien ändern. So können Sie bei der Periode beispielsweise festlegen, ob beim Scrollen nach unten spätere oder frühere Aufgaben erscheinen.
Siehe auch:
Am Anfang jeder Aufgabenzeile finden Sie ein Menü mit weiteren Funktionen für die jeweilige Aufgabe.
Im Verplanungsfenster können Sie die Planung einstellen oder ändern.
Über Daten bearbeiten können Sie gemeinsame Aufgabendaten anpassen:
Diese Daten werden mit den anderen Mitarbeitern und den jeweiligen Helfern geteilt.
Diese Funktion hilft, wenn Sie eine Verplanung versehentlich in der falschen Aufgabenzeile vorgenommen haben.
Hinweis: Beim Zurücksetzen werden die Planung und der Belegeingang der Aufgabe gelöscht. Die Funktion steht nur zur Verfügung, solange für die Aufgabe noch keine Zeit erfasst wurde.
Über die Funktion für Ihre erfassten Stunden gelangen Sie auf eine eigene Seite. Dort sehen Sie alle für den jeweiligen Klienten erfassten Stunden. Wenn noch keine Stunden erfasst wurden, bleibt die entsprechende Übersicht leer.
Siehe auch: