Klienten

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Klienten finden, neu anlegen und bestehende Angaben anpassen. Die Videos können direkt angesehen werden; darunter finden Sie jeweils die vollständige Anleitung in Textform.

Die Klientenübersicht zeigt alle Klienten, bei denen Sie in mindestens einem Bereich als Hauptmitarbeiter eingetragen sind. Sie können die Liste filtern, sortieren und unvollständig gepflegte Klientendaten gezielt finden.

Standardmäßig werden die Bereiche Buchhaltung, Lohnverrechnung und Jahresabschluss berücksichtigt. Zusätzlich sehen Sie die jeweils nächsten Fristen eines Klienten für diese Bereiche.

Sie können die Anzeige einschränken nach:

• bestimmten Klienten,
• Bereichen, in denen Sie als Hauptmitarbeiter zugeordnet sind,
• der Buchhaltungsperiode, beispielsweise für Quartalsbuchhaltungen,
• Kapitalgesellschaft oder anderer Gesellschaftsform,
• aktiven oder inaktiven Klienten.

Standardmäßig werden nur aktive Klienten angezeigt. Inaktive Klienten lassen sich bei Bedarf einblenden.

Die Liste kann nach Name oder Nummer sortiert werden. Vier Ansichten helfen bei der Datenpflege:

• alle Klienten,
• Klienten ohne zugeordneten Mitarbeiter,
• Klienten ohne hinterlegte Stunden beziehungsweise Richtwerte,
• Klienten, bei denen beide Angaben fehlen.

Diese Ansichten sind besonders nützlich, wenn ein Klient noch nicht vollständig eingerichtet wurde.

Siehe auch:

• Einen Klienten hinzufügen
• Klientendaten anpassen

Beim Anlegen eines Klienten erfassen Sie nicht nur die Stammdaten. Sie legen außerdem fest, welche Aufgaben entstehen, wer dafür zuständig ist, welche Richtwerte gelten und ab welchem Zeitpunkt PlanKiss Aufgaben generiert.

1. Öffnen Sie den Bereich Klienten und drücken Sie auf Hinzufügen.
2. Tragen Sie den Namen und die Klientennummer ein. Die Nummer sollte mit dem von Ihnen verwendeten Abrechnungssystem übereinstimmen.
3. Hinterlegen Sie bei Bedarf eine Kurzbezeichnung.
4. Falls mehrere Klienten gemeinsam abgerechnet werden, können Sie die Buchungen einem anderen Klienten zuordnen.
5. Geben Sie an, in welchem Zeitraum der Klient bei der Kanzlei betreut wird.
6. Legen Sie fest, ob es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt, ob sie gründungsprivilegiert ist und ob der Klient aktiv bearbeitet wird.

Hinweis: Der Betreuungszeitraum bestimmt nicht, ab wann Aufgaben erzeugt werden. Dafür gibt es je Bereich das Feld Generieren ab.

Im Kontaktbereich können Sie Kontaktdaten und eine Kontaktperson hinterlegen. Diese Angaben beeinflussen die Planung nicht, erleichtern aber beispielsweise den schnellen Zugriff auf eine Telefonnummer.

Für jeden benötigten Bereich legen Sie die Planung separat fest. Dazu gehören insbesondere:

• der Richtwert als erwartete Arbeitszeit,
• der zuständige Hauptmitarbeiter,
• bei der Buchhaltung die Buchhaltungsperiode,
• der vereinbarte Belegeingang,
• der vereinbarte Tag der Fertigstellung.

Bei monatlichen oder quartalsweisen Aufgaben wird der Belegeingang als Anzahl von Tagen nach dem Periodenende angegeben. Der Wert 7 entspricht bei einer monatlichen Periode beispielsweise dem siebten Tag des Folgemonats. Der Wert 37 liegt ungefähr am siebten Tag des übernächsten Monats.

Die erwarteten Stunden werden zwischen dem vereinbarten Belegeingang und der vereinbarten Fertigstellung eingeplant. Liegen Belegeingang und Fertigstellung beispielsweise am 20. und 30. Tag nach Periodenende, sollen die Richtwertstunden in diesem Zeitraum erbracht werden.

Beim Jahresabschluss geben Sie konkrete Datumswerte an:

• Bilanzstichtag,
• gesetzliche Fälligkeit,
• vereinbarter Belegeingang,
• vereinbarte Fertigstellung.

Ein abweichender Bilanzstichtag verändert den Beginn der nächsten Periode und kann auch zu einer anderen Fälligkeit führen. Beispielsweise kann der Belegeingang am 15. April und die Fertigstellung am 30. Mai vereinbart werden.

Mit Generieren ab bestimmen Sie, ab wann PlanKiss Aufgaben für den Klienten anlegt. Das kann bei einem neu übernommenen Klienten auch in der Vergangenheit liegen. Für die Buchhaltung lässt sich beispielsweise festlegen, dass Aufgaben erst ab dem 1. Mai erzeugt werden.

Prüfen Sie alle Angaben und drücken Sie anschließend auf Speichern.

Siehe auch: Klient anpassen

Klientendaten, Richtwerte und vereinbarte Termine können nachträglich geändert werden. Für die Belegeingänge steht zusätzlich eine Verspätungsinfo zur Verfügung, mit der Sie die Vereinbarung an den tatsächlichen Ablauf anpassen können.

1. Öffnen Sie den gewünschten Klienten.
2. Drücken Sie auf Bearbeiten.
3. Ändern Sie beispielsweise Name, Kontaktinformationen, Richtwerte, vereinbarte Belegeingänge oder die vereinbarte Fertigstellung.
4. Speichern Sie die Änderungen.

Anpassungen sind sinnvoll, wenn Belege regelmäßig früher oder später eintreffen als ursprünglich vereinbart oder die bisherige Zeitplanung nicht mehr realistisch ist.

Wichtig: Das Feld Generieren ab kann bei einem bestehenden Klienten nicht mehr geändert werden. Änderungen an einem Richtwert gelten ab der aktuellen Periode. Eine rückwirkende oder für einen frei gewählten zukünftigen Zeitpunkt terminierte Änderung ist an dieser Stelle nicht möglich.

Die Verspätungsinfo zeigt für die bisherigen Aufgaben:

• die jeweilige Periode,
• den erwarteten Belegeingang,
• den tatsächlichen Belegeingang,
• die Abweichung in Tagen.

Aus diesen Daten erkennen Sie, ob die Belege üblicherweise früher oder später eintreffen. Sie können den vereinbarten Belegeingang anschließend auf einen realistischeren Tag ändern.

Beispiel: Ist der 11. Tag vereinbart, treffen die Belege aber durchschnittlich 7,6 Tage früher ein, wäre ungefähr der dritte Tag eine passendere Vereinbarung.

Für die Lohnverrechnung wird kein Belegeingang verwendet. Beim Jahresabschluss können Sie dieselbe Auswertung nutzen, sofern entsprechende Daten vorhanden sind.

Siehe auch:

• Klientenübersicht
• Einen Klienten hinzufügen